Der richtige Umgang mit Stammdaten

Was sind Stammdaten?

Stammdaten sind Informationen zu betrieblich relevanten Produkten, Kunden oder Lieferanten und verändern sich nur selten. Zu den Stammdaten zählen etwa Bankverbindungen, Namen, Adressen oder Telefonnummern. Während den sogenannten Bewegungsdaten viel Zeit geschenkt wird, geraten die Stammdaten oftmals in Vergessenheit, obwohl sie mindestens eine ebenso hohe Bedeutung haben. Der Grund hierfür liegt vermutlich darin, dass Bewegungsdaten zeitbezogen und auftragsrelevant sind. Dadurch werden Stammdaten häufig vernachlässigt, was sich jedoch später als fataler Fehler herausstellen kann.

Warum sind diese Daten so wichtig? 

Stammdaten bilden die Basis für ERP-, FiBu- und Warenwirtschaftssysteme. Sobald Daten in einem dieser Systeme falsch sind oder fehlen, kann das System kein komplettes Ergebnis mehr abbilden. So kann aus einem kleinen Fehler großes Chaos entstehen.

Wie arbeite ich am besten mit meinen Stammdaten, um so ein Chaos zu vermeiden?

Die Organisation der Stammdaten sollte jedem Mitarbeiter, der mit einem Finanzbuchhaltungs-, Warenwirtschafts- oder ERP-System arbeitet, geläufig sein. Das bedeutet, dass Standards für das Sammeln und die Pflege dieser Daten festgelegt werden müssen. Als Unternehmen müssen Sie sich die Frage stellen, welche Daten möchten wir sammeln? Welche brauchen wir unbedingt und welche sind nur optional? Legen wir auch internationale Telefonnummern an oder nur Deutsche? Wichtig bei diesem Schritt ist auch, sich zu fragen, welche Informationen Ihnen überhaupt nützen und welche Sie auswerten können. Klären Sie zudem, wer nur Zugriff auf diese Daten hat und wer diese tatsächlich auch bearbeiten darf.

Zudem ist das korrekte und vollständige Anlegen aller Daten von Anfang an von großer Bedeutung, denn nur so können künftige Fehler vermieden werden und Sie sparen sich so Zeit. Falls Sie bei der Kontrolle der Daten auf fehlende Adressen oder Telefonnummern von Geschäftspartnern stoßen, können Sie diese meist innerhalb weniger Sekunden durch eine Webrecherche herausfinden und in das System eingliedern. Auch lohnt es sich, zu überprüfen, ob diese Adressen noch stimmen.

Zum Beispiel suchen viele Anwender lieber jedes Mal manuell die Zahlungskonditionen heraus, anstatt sich ein einziges Mal kurz Zeit zu nehmen, um diese als Stammdaten zu organisieren.

Mit einem benutzerfreundlichen ERP-System, wie der myfactory, können Sie schnell und einfach Ihre Stammdaten organisieren und pflegen. Gerne beantworten wir Ihnen Fragen zu Stammdaten, Automatisierung und myfactory. Sie erreichen uns per Mail unter info@fisel-solution.de

Wie auch kleine Unternehmen einen perfekten Kundenservice schaffen

Schnelle und zufriedenstellende Hilfe bei einem Supportfall, das kennen wir Konsumenten meist nur von den großen Firmen wie Apple oder Ikea mit eigener Serviceabteilung. Bei vielen klein- und mittelständischen Unternehmen fehlt in der Hektik des Alltagsgeschäfts überwiegend die Kapazität, um sich noch um Kundenfragen und Reklamationen zu kümmern. Doch das kann fatale Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit haben, denn wenn Kunden bei einer Anfrage keine schnelle Antwort und Hilfe erhalten, verschlechtert sich das Bild Ihres Unternehmens und möglicherweise verlieren Sie sogar einen langjährigen Kunden.

Wie insbesondere klein- und mittelständische Unternehmen ohne große Ressourcen den Sprung zu einem serviceorientierten Unternehmen schaffen, das ist heute Thema dieses Beitrags.

Die Lösung – ein CRM-Modul 

Die Integration eines CRMs in das Warenwirtschaftssystem eines Unternehmens kann hier Abhilfe schaffen.

CRM steht für Customer-Relationship-Management (auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement). Der entscheidende Unterschied zum ERP-System besteht darin, dass Sie sich hier ausschließlich auf die Interaktionen mit dem (potenziellen) Kunden konzentrieren. Von Marketing und Vertrieb bis hin zur Kundenpflege – hier finden Sie alle relevanten Daten zum gesamten Kundenlebenszyklus. Ein CRM-Modul arbeitet im Bereich des Front-Office, während das ERP eher für unternehmensinterne Prozesse zu gebrauchen ist.

Wie nutze ich das CRM im Kundenservice?

Wie bereits erwähnt, können Sie mit dem CRM schnell auf den gesamten Kundenlebenszyklus zugreifen. Bei einer Supportmail finden Sie so alle relevanten Daten zu Produkt und Käufer in Ihrem System und können dem Kunden so schnell und zuverlässig weiterhelfen, ohne dass Sie Zeit damit verschwenden, dessen Lieferadresse oder Bestellung herauszufinden.

Darüber hinaus können Sie mithilfe eines E-Mail-Marketing-Tools wie Klicktipp (LINK), eine automatische Antwortmail auf Supportanfragen automatisch senden lassen. Das bietet Ihnen als Unternehmen den Vorteil, dass der Kunde sich mit seinem Anliegen ernst genommen fühlt. Zudem schaffen Sie sich einen „Puffer“, indem Sie sich zwar noch nicht direkt um das Problem kümmern, der Kunde aber trotzdem zufrieden bleibt.

Mit einem CRM verbessern Sie nicht nur Ihren Kundenservice, sondern steigern automatisch auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden und binden Sie so stärker an Ihr Unternehmen.

Was sonst noch mit einem CRM möglich ist 

Außerdem können Sie durch die direkte Auswertung von Verkaufsbelegen und Verkaufspositionen das Kaufverhalten Ihrer Kunden analysieren und dadurch Zielgruppen definieren, an welche Sie dann gezielt Werbemails oder Angebote schicken können. Mit diesem Tool sparen Sie sich Zeit und Geld, denn während Ihr System noch automatisiert Analysen auswertet, können Sie sich in der Zwischenzeit um Kundentermine, Produktoptimierung oder Ihre Buchhaltung kümmern. Durch das Fokussieren auf Zielgruppen wird Ihr Marketing effektiver, ohne dass Sie einen größeren Aufwand haben.

Fazit

Ein CRM-System hilft Ihnen dabei, Marketing und Kundenservice wie die Marktriesen Apple oder Ikea zu betreiben, ohne dass Sie dafür eine eigene Support- oder Marketingabteilung benötigen. Durch ein solches System, sparen Sie nicht nur Zeit beim Analysieren Ihrer Zielgruppe oder Bearbeiten von Reklamationen, sondern sind auch immer ganz nah beim Kunden und seinen Bedürfnissen. Sie werden zu einem Unternehmen, das seine Kunden versteht und bindet diese so langfristig an Ihr Unternehmen.

Es lohnt sich also, noch heute über ein integriertes CRM-Modul in Ihr ERP-System nachzudenken. Denn durch diese Anwendungen können Sie ganz einfach herausfinden, was Ihre Kunden wirklich wollen und anschließend noch besser Ihre Produkte oder Dienstleistungen anbieten.

Gerne stehen wir Ihnen per Mail für Fragen unter info@fisel-solution.de zur Verfügung, und beraten Sie.

Warum deutsche Unternehmen im Bereich Online-Marketing dringend aufholen müssen

Eine Studie des Online-Marktplatzes Groupon beweist, deutsche klein – und mittelständische Unternehmen hinken im internationalen Vergleich im Online-Marketing hinterher. Während in den anderen befragten Ländern Großbritannien, Polen, Italien und Spanien die SocialMedia-Präsenz der effektivste Kanal ist, ist dieser bei den Deutschen Unternehmen nur auf Platz 3 nach Website und Direktmarketing. 

Ungenutztes Potential

Der deutsche Mittelstand gibt im Schnitt nur ein Fünftel seines Budgets für digitales Marketing aus, allerdings planen zumindest die Einzelhändler in Zukunft ihre Ausgaben für Onlineaktivitäten erhöhen zu wollen. Ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung, denn ein vielfältiger Marketing-Mix auf unterschiedlichen Kanälen ist wichtig, denn so generieren Sie möglichst viele Berührungspunkte des Kunden mit Ihrem Unternehmen.

E-Mail-Marketing

Mit einem E-Mail-Marketing-Tool können Sie automatisch personalisierte Mails an Ihre Kunden schicken. So ein Tool eignet sich besonders für Newsletter oder Werbemails. Als Unternehmer sparen Sie sich nicht nur Zeit mit administrativen Aufgaben, sondern können auch stets die Öffnungsraten und Zielgruppen überwachen. 

E-Mail-Marketing ist eine effektive Methode um die Kundenbindung zu stärken. Wie effektiv diese Maßnahme ist, zeigt ein Blick auf den Return on Investment (ROI) von 4200%. Jeder US-Dollar, der in E-Mail-Marketing investiert wurde, bringt im Durchschnitt somit 42 Dollar ein.

Social-Media 

In den Sozialen Medien können Sie nicht nur eine besonders junge Zielgruppe erreichen, sondern können mit dieser auch problemlos interagieren. Selbst wenn Sie keine sehr junge Zielgruppe haben, können Sie so junge Bewerber für Ausbildungsplätze oder Praktikumsstellen anwerben.

Außerdem kann man hier auch ohne riesiges Budget schnell eine große Reichweite erreichen. Beim Content-Erstellen sind hier vor allem Kreativität und Regelmäßigkeit gefragt.

Im Gegensatz zu Flyern, Broschüren oder Werbeplakaten können Sie hier genau bestimmen, wer Ihre Werbeanzeige geschaltet bekommt und wer nicht. Durch präzise geplante Kampagnen und das Einstellen von Alter, geographischem Radius oder Geschlecht sparen Sie hier Geld, da Ihre Anzeige nur denen gezeigt wird, für die sie auch relevant sind.

Die Auswertung

Fast genauso wichtig wie die Kampagne selbst, ist auch deren Auswertung durch das Berechnen verschiedener Kennzahlen, wie zum Beispiel dem ROI. Auch hier hinken deutsche Unternehmen im internationalen Vergleich hinterher. Während in Italien nur neun Prozent und in Spanien elf Prozent keine Daten zur Marketinganalyse nutzen, sind es in Deutschland ganze 35 Prozent. Dabei sind Analysen unumgänglich, um den Erfolg einer Kampagne zu bewerten und gegebenenfalls anzupassen. Eine Analyse hindert Sie daran, Unmengen an Geld in uneffektive Marketingmaßnahmen zu investieren.

Daten zu Ihrer Kampagne wie Öffnungsraten, finden Sie in Ihrem E-Mail-Marketing-Tool oder auch in Ihrem CRM-Modul.

Warum die Cloud-ERP für Global Player unverzichtbar ist

Mittlerweile sind nicht nur Großkonzerne im internationalen Handel tätig, auch der Mittelstand ist längst in einem globalen Handels- und Arbeitsumfeld angekommen. Dank Globalisierung ist es für jedes Unternehmen möglich, international tätig zu sein. Die Herausforderungen, die das mit sich bringt, sind vielfältig und schwierig zu meistern. Egal ob Sprachbarrieren, verschiedene gesetzliche Vorgaben oder die Vereinheitlichung von Prozessen. Wie Sie diese dank einer Cloud-ERP stemmen können, erklären wir Ihnen heute.

Mehrsprachig 

Nicht nur unter Mitarbeitern, auch im Umgang mit dem Kunden gibt es Sprachbarrieren zu überwinden. Damit Ihr Unternehmen diese überwinden kann, sind die meisten ERP-Anwendungen mittlerweile mehrsprachig. Neben der Sprache sind auch unterschiedliche Währungen oder Längen- und Gewichtseinheiten vorhanden.

Auch für Ihre Website finden sich hier verschiedene Sprachvarianten für Artikelbeschreibungen oder Rechnungen.

Aktualisierung in Echtzeit 

Ihre ERP-Software hilft Ihnen den Überblick zu behalten, da alle Daten in einer zentralen Datenbank gesammelt werden. Diese Datenbasis können Sie von überall aufrufen, um Produkt- oder Kundeninformationen oder Dokumente einzusehen.

Diese werden in Echtzeit aktualisiert, sodass es zu keinen Verzögerungen im Datenaustausch kommt und jede Niederlassung Ihres Unternehmens auf dem gleichen Stand ist – unabhängig der Zeitzone.

Standortunabhängig 

Um Ihre Cloud-ERP wie die myfactory nutzen zu können, brauchen Ihre Anwender lediglich ein Mobilgerät und Internetzugang. Das garantiert Ihrem Unternehmen zuverlässiges Arbeiten von überall aus und durch die vor allem kurzfristige Skalierbarkeit der Anwendung lassen sich neue Zugänge schnell und einfach realisieren. Auf der anderen Seite können diese Lizenzen bei geringerem Bedarf auch schnell wieder gekündigt werden. Die Kosten für das ERP sind somit kalkulierbar und transparent.

Durch die Standortunabhängigkeit haben Sie außerdem einen umfänglichen Blick auf alle Produktionsprozesse. Dadurch können Sie Ihr Unternehmen einfacher planen und steuern.

Länderspezifische Vorgaben 

In jedem Land gelten andere Steuerregelungen, sowie Vorgaben und Richtlinien für Zölle, Importe und Exporte und insbesondere innerhalb der EU gibt es strenge Datenschutzrichtlinien. All diese rechtlichen Vorgaben müssen Sie als Unternehmen überblicken. Das Cloud-ERP unterstützt Sie hierbei und bietet Ihnen die notwendige Rechtssicherheit.

Fazit 

Um als kleines oder mittelständisches Unternehmen international tätig zu sein, braucht es eine international anwendbare ERP-Lösung. Die myfactory bietet Ihnen das, vornehmlich durch das Speichern in der Cloud. Sie können hier nicht nur von überall aus auf die Anwendung zugreifen und arbeiten, sondern verlieren auch nicht den Überblick über die individuellen rechtlichen Vorgaben innerhalb eines Landes. Darüber hinaus garantiert Ihnen die Aktualisierung in Echtzeit effizientes und fehlerloses Arbeiten und die Mehrsprachigkeit des Systems sorgt für reibungslose Kommunikation.

Sie wollen ein internationales Unternehmen werden? Gerne helfen wir Ihnen dabei, die Infrastruktur Ihres Unternehmens zu verbessern. Bei Fragen stehen wir Ihnen unter info@fisel-solution.de zur Verfügung. 

Fünf Tipps für Mobiles Arbeiten mit dem Cloud-ERP

Einer der Vorteile des Cloud-ERPs ist die Möglichkeit, von überall aus uneingeschränkt arbeiten zu können. Durch den mobilen Zugang haben Sie jederzeit und standortunabhängig Zugang auf Unternehmensdaten und interne Prozesse. Damit dies jedoch reibungslos gelingt, sollten Sie einige Tipps beachten.

1. Moderne Geräte bereitstellen

Damit die Nutzung reibungslos stattfinden kann, muss das gesamte Unternehmen mit der notwendigen Infrastruktur ausgestattet sein.

2. Umgang mit Geräten schulen

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die notwendige Infrastruktur bereitstellen, müssen Sie diese auch im richtigen Umgang mit dieser schulen. Alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sollten wissen, wie Sie das ERP und die Geräte zu bedienen haben. Außerdem sollten Fragen geklärt werden, was IM falle eines Verlustes des Geräts zu tun ist und ob Privatgeräte genutzt werden dürfen. 

3. ERP zur zentralen Plattform machen 

Anstatt handschriftliche Notizen zu machen, sollten Anwender sich darauf konzentrieren, das ERP, als zentrale Informationsplattform zu nutzen, damit jeder Arbeitsschritt und Fortschritte nachvollziehen kann und eine gute Kommunikation gewährleistet ist. Der Vorteil am ERP ist, dass Sie alle notwendigen Daten jederzeit abrufen und aktualisieren können.

4. Klare Regelungen 

Mobiles Arbeiten mit der Cloud-ERP bietet Ihnen unbegrenzte Möglichkeiten und genau aus diesem Grund ist es wichtig, hier klare Regeln zu setzen. Vorab sollte die Gestaltung der Arbeits- und Pausenzeiten, sowie Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien geregelt werden.

Solche Regelungen können je nach Unternehmen unterschiedlich aussehen und sollten individuell auf die Unternehmenskultur und seine Mitarbeiter abgestimmt sein.

5. Anwender betreuen und motivieren 

Vor allem zu Beginn sollten Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern eine Anlaufstelle für Fragen und Hilfe sein, damit das Mobile Arbeiten von Anfang an richtig funktioniert.

Insbesondere Mitarbeiter, die in der Vergangenheit nicht so viele Berührungspunkte mit dem ERP hatten, sollten Sie intensiv betreuen und Sie gegebenenfalls motivieren.

Weitere Änderungen seit dem 28. Mai 2022

Neben der neuen Preisangabenverordnung mussten bis zum 28. Mai 2022 auch die Anpassungen im Verbraucher- und Wettbewerbsrecht vorgenommen werden. Diese sollen die Verbraucherrechte in der EU stärken und für mehr Transparenz im Online-Handel gegenüber dem Kunden sorgen. Wir haben Ihnen eine kurze Übersicht erstellt, was es künftig zu beachten gibt.

Gefälschte Kundenbewertungen 

Rezensionen dürfen nur noch angezeigt werden, wenn sie von Kunden stammen, die das besagte Produkt tatsächlich erworben haben. Zudem muss angegeben werden, ob ein Unternehmen alle Bewertungen veröffentlicht oder ob diese gesponsert werden.

Kundenbewertungen, die durch Dritte erhoben wurden, sind nicht betroffen.

Es muss außerdem dargestellt werden, ob und wie die Sicherstellung erfolgt. Es handelt sich hierbei um eine „wesentliche Information“, bei Verstößen drohen hohe Bußgelder.

Verbraucher können Schadensersatz verlangen 

Zum ersten Mal haben Kunden einen Anspruch auf Schadensersatz, wenn der Unternehmer vorsätzlich oder fahrlässig gegen eine Vorschrift des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) verstoßen hat.

Änderungen im Widerrufsrecht 

Umfangreiche Informationspflichten von Händlern wurden auch auf digitale Inhalte ausgeweitet. Als Digitale Produkte gelten Produkte, die per Download bereitgestellt werden, wie Clouds, Streamingdienste oder Datei-Hosting.

Nun müssen Sie Kunden darauf hinweisen, dass auch für digitale Produkte die gesetzliche Mängelhaftung besteht und über die Funktionalität, Kompatibilität, Interoperabilität und gegebenenfalls technische Schutzmaßnahmen von digitalen Produkten informieren.

Zusätzlich gibt es ein Gesetz, das erstmals den Kauf von digitalen Inhalten mit personenbezogenen Daten kennt. Beim Erlöschen des Widerrufsrechts wird jetzt nämlich zwischen Verträgen unterschieden, bei denen Verbraucher Geld zahlen müssen und Verträgen, bei denen ausschließlich personenbezogene Daten als Zahlungsmittel genutzt werden.

Widerrufsbelehrungen 

Seit dem 28. Mai müssen diese zwingend eine Telefonnummer, dafür aber keine Faxnummer mehr enthalten.

Marktplätze 

Marktplatzbetreiber müssen für Kunden deutlich machen, ob es sich beim Verkäufer um einen privaten oder gewerblichen Verkäufer handelt. Zudem müssen sie auch angeben, welche Hauptparameter für das Ranking ausschlaggebend sind und wie die Gewichtung erfolgt. Versteckte Werbung darf dabei keinen Einfluss auf das Ranking haben, Werbeanzeigen müssen in den Suchergebnissen als solche gekennzeichnet sein.

Änderungen ab Juli 2022

Eine weitere Änderung, die durch das Gesetz für faire Verbraucherverträge zustande kommt, ist das Einführen eines Kündigungsbuttons. Die Idee dahinter ist, dass online geschlossene Verträge auch online kündbar sein sollen.

Gerne helfen wir Ihnen bei der Implementierung eines solchen Buttons oder bei weiteren dieser Schritte.

Neue Preisangabenverordnung für Händler

Zum 28. Mai 2022 trat die neue Preisangabenverordnung in Kraft. Es gelten nun bei Preisermäßigungen für Waren neue Informationspflichten. Darüber hinaus ist auch gesetzlich geregelt, dass das Pfand separat zum Gesamtpreis angegeben werden muss. Auch bei den Grundpreisen änderten sich die zulässigen Einheiten.

Neue Pflichten bei Preisermäßigungen im Online-Handel 

Mit der neuen Verordnung treten erstmals Vorgaben in Bezug auf den vorherigen Preis in Kraft. Seit dem 28.05.2022 ist bei Preisermäßigungen auch der niedrigste Gesamtpreis der letzten 30 Tage anzugeben.

Zulässige Einheiten ändern sich

Bei Grundpreisen gab es eine praxisrelevante Änderung zu zulässigen Grundpreiseinheiten. So müssen für nach Gewicht oder Volumen angebotene und beworbene Waren einheitlich ein Kilogramm bzw. ein Liter als Grundpreiseinheit angegeben werden.

Wichtig ist, dass mit der neuen Preisangabenverordnung die bisherige Ausnahme bei Waren, die das Nenngewicht oder Volumen von normalerweise 250 Gramm bzw. Milliliter nicht übersteigen, entfällt. Auch diese dürfen von den Einheiten 1 Kilogramm bzw. 1 Liter auf 100 Gramm bzw. 100 Milliliter nicht mehr abweichen.

• Kein Händler sollte danach noch Grundpreise mit Bezug auf die Einheiten 100 Gramm bzw. 100 Milliliter angeben, sondern immer in Bezug auf 1 Kilogramm bzw. 1 Liter (bzw. 1 Kubikmeter, 1 Meter oder 1 Quadratmeter).
• Ganz besonders sollten Händler aufpassen, die bisher bei Waren mit 100 Gramm bzw. 100 Milliliter wegen der Identität Grundpreis mit Gesamtpreis, keinen Grundpreis angeben. Seit dem 28. Mai muss auch für solche Waren unbedingt der Grundpreis angegeben werden, und zwar in Bezug auf 1 Kilogramm bzw. 1 Liter!

Pfand separat ausweisen 

Seit dem 28. Mai 2022 wird endlich auch die seit Jahren in Gerichten diskutierte Frage geregelt, ob das angegebene Pfand als Bestandteil des Gesamtpreises angesehen oder separat ausgewiesen werden sollte.

Sollten Sie hierzu in Ihrem Sage oder myfactory-System Änderungen vornehmen müssen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Warum Automatisierung in jedem Unternehmen genutzt werden sollte

Viele klein- und mittelständische Unternehmen nutzen Automatisierung leider immer noch nicht für sich. Dabei könnte dieses unausgeschöpfte Potenzial ohne großen Aufwand zu mehr Umsatz, höherer Kundenzufriedenheit und Zeitersparnissen führen, ohne dass Sie dafür ein IT-Experte sein müssen.

Branchenunabhängig 

Automatisierung bedeutet nicht nur, dass Handys, Tische oder Autos in Fertigungsanlagen nun größtenteils ohne Menschenhand hergestellt werden, sondern auch, dass Termine besser geplant und eingehalten oder der Kundenservice schneller und zuverlässiger arbeitet. Diese beiden Beispiele sind nur ein Bruchteil davon, was Sie durch Automatisierungen in Ihrem Unternehmen Prozesse optimieren können. Egal aus welcher Branche, mit nur wenigen Schritten können Sie verwaltende Arbeiten durch höherqualifizierte Arbeiten ersetzen.

Industrie 4.0 

Das Thema Digitalisierung ist mittlerweile auch im Mittelstand angekommen. ERP-Systeme, Online-Shops oder Instagramprofil. Gängig für die zunehmende Aufgabenübertragung auf Roboter oder Programme mit künstlicher Intelligenz ist die Bezeichnung Industrie 4.0.

Ein solches Programm können Sie sich zunutze machen, um sich administrative Aufgaben abnehmen zu lassen. In Klicktipp (Link), können Sie E-Mail-Kampagnen erstellen und starten.

Wie kann man Automatisierung für sich nutzen

Um das Ganze zu veranschaulichen nehmen wir hierzu das Beispiel einer für Automatisierung eher untypischen Branche – einem Physiotherapeuten. 

Dieser kann Automatisierung in der Neukundenakquise nutzen. Interessierte Kunden können sich auf Ihrer Webseite selbst einen Termin in vorgegebenen Timeslots buchen und erhalten im Anschluss eine Mail mit der Bestätigung und den Informationen für den ersten Termin. Die Mail enthält eine persönliche Anrede an den Patienten und erinnert ihn daran, ein Handtuch und die Karte seiner Krankenkasse zum Termin mitzubringen. Der Termin wird automatisch auch m Terminkalender des Physiotherapeuten gespeichert. Am Tag des Termins erinnert die Kampagne den Physiotherapeuten und den Patienten rechtzeitig an den Termin. So spart der Physiotherapeut nicht nur Zeit bei der Terminvereinbarung ein, sondern verringert so auch die Zahl der vergessenen Behandlungen. Durch eine Schnittstelle seines Terminkalenders und Klicktipp wird der gleiche Prozess auch bei manuell eingetragenen Terminen durchgeführt.

Neben den physiotherapeutischen Behandlungen bietet er auch einmal pro Woche einen Gesundheitskurs gegen Rückenprobleme an. Er startet eine Kampagne, die eine Einladung zum Probetraining mit einem Link zur Anmeldung an alle potentiell interessierten Kunden schickt. Die Kunden muss er in seinen Kontakten allerdings nicht manuell auswählen, sondern diese werden durch einen gesetzten Tag ausgewählt. Alle, die sich nicht angemeldet haben, bekommen nach einigen Tagen eine weitere Einladungsmail und die, die sich angemeldet haben erhalten kurz vor dem Probetraining eine Mail als Erinnerung. Nach dem Training wird eine weitere Mail an die Teilnehmer gesendet, die sie fragt, wie Ihnen der Kurs gefallen hat und schickt einen Link zum Anmeldeformular zu eben diesem Kurs.

Im Endeffekt erhält der Physiotherapeut mehr Anmeldungen zum Kurs, ohne dass er hierfür einen großen Aufwand hat. Auch durch die einfachere Terminvereinbarung spart er sich eine Sekretärin am Empfang, die Telefonate entgegennimmt oder Kunden versucht zurückzurufen, die versucht haben außerhalb der Öffnungszeiten anzurufen. Zudem versäumen Kunden weniger Termine und durch Antworten auf die Mails, die die Klienten fragen, wie Ihnen das Training gefallen hat, kann er sein Rückenprogramm verbessern.

Fazit 

Dieses, eher unübliches Beispiel eines Unternehmens, welches Automatisierung für sich nutzt, ist nur eine von unendlichen Möglichkeiten. Verschiedene Unternehmen haben verschiedene Probleme, die es mithilfe von Automatisierung zu lösen gibt. Insbesondere manuelle administrative Aufgaben kann so ein Tool Ihnen abnehmen, was darin resultiert, dass Sie sich voll und ganz auf die Optimierung Ihrer Produkte konzentrieren können.  

Lesen Sie hier, wie Ihnen ein solches Automatisierungstool beim Besetzen einer neuen Stelle helfen kann.

Sie haben Fragen zu den Themen Prozessoptimierung und Automatisierung? Schreiben Sie uns gerne unter info@fisel-solution.de

Die wichtigsten Kennzahlen in Vertrieb und Marketing

Kennzahlen sind für Unternehmen unersetzlich, um die nächsten Schritte zu planen oder den Erfolg im vergangenen Geschäftsjahr zu messen und zu bewerten. Um fundierte Entscheidungen treffen oder betriebliche Prozesse korrekt steuern zu können, sollten Sie die grundlegenden Werte im Blick haben. Diese Daten liefert Ihnen Ihr ERP-System. Neben den klassischen Key Performance Indicators (KPIs) wie Gewinn, Umsatz oder Verkaufsmenge, wollen wir Ihnen heute fünf weitere vorstellen. 

1.Marketingbudget

In diesem Rahmen sollten Sie nicht nur die Marketingausgaben planen und überwachen, sondern auch die verbundenen Ziele definieren und kontrollieren. Nur so erfahren Sie, ob Ihre Marketingstrategie funktioniert. 

2.Sales Funnel 

Damit das Marketingbudget gezielt eingesetzt werden kann, sollten Sie Ihren Sales Funnel im Auge behalten. Mithilfe klarer Strukturen und aktueller Daten generiert Ihr Verkaufstrichter genügend Interessenten und Leads. 

3.Top-Kunden 

Indem Sie Ihre Top-Kunden identifizieren, können Sie einerseits besonders diese Kunden an Ihr Unternehmen binden und auf der anderen Seite die Abhängigkeit von diesen minimieren. 

4.Kundenumsatz

Viel wichtiger als der Gesamtumsatz ist die Aufteilung und Betrachtung der einzelnen Anteile von Neukunden, Bestandskunden oder etwa der verschiedenen Produktgruppen. Dieser Vergleich zeigt Ihnen die Stärken und Schwächen in Vertrieb und Marketing auf und offenbart unprofitable Produkte. 

5.Auftragswerte

Indem Sie die Auftragswerte analysieren, können Sie Rückschlüsse auf das Kaufverhalten Ihrer Kunden schließen. Falls Kosten für das Handling aus dem Ruder laufen, können Sie zum Beispiel die Mindestbestellmenge erhöhen oder einen Kleinmengenzuschlag einrichten. 

Wichtig ist bei Kennzahlen, dass Sie zu Ihrem Unternehmen und Ihren Zielen passen. Indikatoren, die in einem anderen Unternehmen funktionieren, könnten für Sie auch nur eine geringe Aussagekraft haben. Generell gilt jedoch so viele KPIs wie möglich und nur so wenige wie nötig. 

Warum es sich jetzt lohnt sein Unternehmen zu digitalisieren

Viele klein- und mittelständische Unternehmen arbeiten immer noch mit Unmengen an Aktenordern oder Rechnungen in Papierform und verlieren so schnell den Überblick und verschwenden zusätzlich Zeit durch das Suchen von Dokumenten. Wir listen Ihnen fünf Gründe auf, wieso Sie Ihr Unternehmen schleunigst digitalisieren sollten.   

Höhere Kundenzufriedenheit 

Um Ihren Kunden schnell und zuverlässig weiterzuhelfen, lohnt es sich alle zugehörigen Dokumente, Verträge und Rechnungen zentral in einem System zu speichern, sodass ein Mitarbeiter diese mit einem Klick finden und dem Kunden weiterhelfen kann. Ein Mitarbeiter dagegen, der bei einem Kundenanruf zuerst einmal minutenlang in Aktenordnern wühlen muss, bis er die zugehörige Rechnung gefunden hat, wirkt unprofessionell und raubt Ihnen als Unternehmen und dem Kunden kostbare Zeit.

Eines dieser Dokumentenmanagementsysteme ist docuvita. Hier werden alle Dokumente, Rechnungen und Verträge zentral verwaltet, sodass diese schnell gefunden werden können. Selbst wenn der zuständige Mitarbeiter gerade im Urlaub oder bei einem Kundentermin ist, können Stellvertreter diese mithilfe der Suchfunktion schnell finden, ohne sich zuerst in einem fremden, analogen und meist unübersichtlichem Ordnersystem zurecht finden zu müssen.

Bessere Zusammenarbeit

Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Zusammenarbeit unter Kollegen und ermöglicht effizientes Arbeiten, da das System an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann. In docuvita können Dokumente geteilt und gemeinsam bearbeitet werden, außerdem können Sie Veränderungen Ihrer Kollegen einsehen. Darüber hinaus können Workflows erstellt und Aktionen werden in einem Ereignisprotokoll festgehalten. So können Sie nicht nur Arbeitsfortschritte Ihrer Kollegen nachvollziehen, sondern erschaffen sich auch eine interne Wissensdatenbank.

Attraktivität als Arbeitgeber steigern

Insbesondere in der aktuellen Situation, haben Unternehmen, die in einem nicht-digitalisierten Arbeitsumfeld arbeiten, im Falle eines Quarantänefalls Schwierigkeiten, dem Mitarbeiter HomeOffice so zu gewährleisten, dass er vollzugänglichen auf alle Dokumente zugreifen kann.

Zudem gehört ein digitaler Arbeitsplatz mittlerweile dazu, um als attraktiver und moderner Arbeitgeber zu gelten. Jobsharing, Teilzeitarbeit und Homeoffice sind längst kein Neuland mehr, lassen sich ohne zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem allerdings nur schwer oder lückenlos realisieren.

In den nächsten Jahren wird dieser Aspekt noch mehr an Bedeutung gewinnen und Unternehmen, die sich nicht auf diese neue Form des Arbeitens einstellen, werden in naher Zukunft von der Konkurrenz abgehängt werden. Dadurch, dass docuvita wie auch die myfactory, webbasierte Systeme sind, können Sie jedem Ihrer Mitarbeiter orts- und geräteunabhängiges Arbeiten garantieren, ohne dass die Qualität darunter leidet. Außerdem können Sie im Falle eines Notfalls selbst im Urlaub schnell per Tablet oder Handy auf ein wichtiges Dokument oder Rechnung zugreifen.

Auf der sicheren Seite

Mit einem Dokumentenmanagementsystem wie docuvita, sind Sie bei der Archivierung von Mails, Rechnungen oder Verträgen immer „up to date“ und rechtskonform. Während Sie sich bei der analogen Verwaltung und Archivierung selbst mit Paragraphen und Datenschutzänderungen um sich schlagen müssen, haben Sie hier ein System, welches Ihnen diese Aufgabe durch automatische Updates abnimmt. So sind Sie als Unternehmer nicht nur auf der sicheren Seite, sondern können sich auch sorglos auf die wichtigen Bereiche Ihres Unternehmens konzentrieren.

Minimale Einarbeitungszeit 

Obwohl docuvita aus vielen Komponenten besteht, die Ihr gesamtes Unternehmen abbilden, ist der Aufbau weder kompliziert, noch muss man ein IT-Spezialist sein, um es fehlerfrei bedienen zu können. Damit jeder Mitarbeiter mit dem System arbeiten kann, benötigt es nur einen minimalen Lernaufwand. Zudem können auch neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen schneller eingearbeitet werden, da Sie die erstellten Workflows, Arbeitsabläufe und Fortschritte einsehen und so besser und schneller nachvollziehen können.

Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihrem Unternehmen effizienteres Arbeiten und Kosten bei der Verwaltung von Dokumenten, Rechnungen und Verträgen einzusparen. Gerne helfen wir Ihnen bei der Digitalisierung und Optimierung von Arbeitsprozessen in Ihrem Unternehmen. Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an support@fisel-solution.de

Weitere Infos auf unserem Blog zum Thema Digitalisiertes Büro finden Sie hier.