Der richtige Umgang mit Stammdaten

Was sind Stammdaten?

Stammdaten sind Informationen zu betrieblich relevanten Produkten, Kunden oder Lieferanten und verändern sich nur selten. Zu den Stammdaten zählen etwa Bankverbindungen, Namen, Adressen oder Telefonnummern. Während den sogenannten Bewegungsdaten viel Zeit geschenkt wird, geraten die Stammdaten oftmals in Vergessenheit, obwohl sie mindestens eine ebenso hohe Bedeutung haben. Der Grund hierfür liegt vermutlich darin, dass Bewegungsdaten zeitbezogen und auftragsrelevant sind. Dadurch werden Stammdaten häufig vernachlässigt, was sich jedoch später als fataler Fehler herausstellen kann.

Warum sind diese Daten so wichtig? 

Stammdaten bilden die Basis für ERP-, FiBu- und Warenwirtschaftssysteme. Sobald Daten in einem dieser Systeme falsch sind oder fehlen, kann das System kein komplettes Ergebnis mehr abbilden. So kann aus einem kleinen Fehler großes Chaos entstehen.

Wie arbeite ich am besten mit meinen Stammdaten, um so ein Chaos zu vermeiden?

Die Organisation der Stammdaten sollte jedem Mitarbeiter, der mit einem Finanzbuchhaltungs-, Warenwirtschafts- oder ERP-System arbeitet, geläufig sein. Das bedeutet, dass Standards für das Sammeln und die Pflege dieser Daten festgelegt werden müssen. Als Unternehmen müssen Sie sich die Frage stellen, welche Daten möchten wir sammeln? Welche brauchen wir unbedingt und welche sind nur optional? Legen wir auch internationale Telefonnummern an oder nur Deutsche? Wichtig bei diesem Schritt ist auch, sich zu fragen, welche Informationen Ihnen überhaupt nützen und welche Sie auswerten können. Klären Sie zudem, wer nur Zugriff auf diese Daten hat und wer diese tatsächlich auch bearbeiten darf.

Zudem ist das korrekte und vollständige Anlegen aller Daten von Anfang an von großer Bedeutung, denn nur so können künftige Fehler vermieden werden und Sie sparen sich so Zeit. Falls Sie bei der Kontrolle der Daten auf fehlende Adressen oder Telefonnummern von Geschäftspartnern stoßen, können Sie diese meist innerhalb weniger Sekunden durch eine Webrecherche herausfinden und in das System eingliedern. Auch lohnt es sich, zu überprüfen, ob diese Adressen noch stimmen.

Zum Beispiel suchen viele Anwender lieber jedes Mal manuell die Zahlungskonditionen heraus, anstatt sich ein einziges Mal kurz Zeit zu nehmen, um diese als Stammdaten zu organisieren.

Mit einem benutzerfreundlichen ERP-System, wie der myfactory, können Sie schnell und einfach Ihre Stammdaten organisieren und pflegen. Gerne beantworten wir Ihnen Fragen zu Stammdaten, Automatisierung und myfactory. Sie erreichen uns per Mail unter info@fisel-solution.de