Alles Wichtige zur Einführung der XRechnung

Seit dem 27. November 2020 akzeptieren deutsche Bundesbehörden keine Rechnungen in Papierform oder PDF-Format von Lieferanten oder Dienstleistern mehr, sobald der Betrag 1.000 € übersteigt. Stattdessen gilt die XRechnung nun als nationaler Standard in der öffentlichen Verwaltung, um den Prozess der Rechnung zu vereinfachen und zu digitalisieren.

Im Folgenden möchte ich Ihnen erklären, was sie als Lieferant oder Dienstleister von öffentlichen, aber auch privatwirtschaftlichen Auftraggebern beachten sollten und was sich in den nächsten Jahren weiterhin verändern wird.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass eine elektronische und automatische Verarbeitung der Daten möglich wird.

Eine E-Rechnung ist dabei grundsätzlich ein digitaler, strukturierter und maschinenlesbarer XML-Datensatz.

Rechtliche Grundlage hierfür ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, darüber hinaus werden Inhalt und Format des Datensatzes durch die Norm EN16931 europaweit einheitlich festgelegt.

Der elektronische Rechnungsaustausch bietet die Chance unternehmensinterne Abläufe zu vereinfachen und zu verbessern. Gleichzeitig verringert sich der manuelle Aufwand und Medienbrüche können vermieden werden. Eine schnellere Bearbeitung ist auf den Wegfall von Transportwegen zurückzuführen. Aus diesem Grund lohnt es sich auch für andere Unternehmen, über eine Umstellung auf E-Rechnungen nachzudenken.

Was ist eine XRechnung? 

Der deutsche Standard zur Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Behörden ist die XRechnung. Diese ist ein XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell und ermöglicht eine bundeseinheitliche Übermittlung von elektronischen Rechnungen. Seit November 2020 ist die Abrechnung als XRechnung mit öffentlichen Arbeitgebern verpflichtend.

Unternehmen, die das betrifft, müssen nun beachten, dass ihre Rechnungen ausschließlich als XRechnung übermittelt werden, da Rechnungen als PDF oder auf Papier nicht mehr akzeptiert und ausgezahlt werden.

Für den Prozess der Rechnungseinreichung hat der Bund zwei unterschiedliche Portale erstellt, die genutzt werden müssen.

Vor der Erstellung der Rechnung sollte überprüft werden, ob die eingesetzte ERP-Software eines Unternehmens den deutschen Standard der E-Rechnung unterstützt. Nur so kann sichergestellt werden, dass die XML-Daten vollständig und korrekt bei der jeweiligen Behörde eingereicht werden. Diese Darstellung der Daten ist allerdings nicht für Menschen lesbar, weshalb vorkommen kann, dass eine zusätzliche leicht lesbare PDF-Version angefordert werden kann. Einige ERP-Anwendungen visualisieren die Daten bereits automatisch, hierzu gehört unter anderem die myfactory.

Als Alternative zu diesem Rechnungsstandard gilt das standardisierte Datenaustauschmodell «ZUGFeRD», welches die grundsätzlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung ebenfalls erfüllt. Wenn Abrechnungen mit diesem Standard erstellt wurden, können diese weiterhin beim Bund über die beiden Plattformen eingereicht werden.

Wer ist nicht von der XRechnung als neuen Standard betroffen?

Wie bereits oben angesprochen sind Aufträge, deren Wert unter 1.000 € liegt, nicht betroffen. Diese können weiterhin in Papierform oder als PDF-Format eingereicht werden.

Außerdem sind der Verteidigungs- und Sicherheitsbereich, wie das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden.

In einzelnen Ländern gelten hier jedoch abweichende Regelungen, weshalb es hier sinnvoll ist, sich bei der zuständigen Behörde zu informieren.

Auch wer in Zukunft mit Behörden im europäischen Ausland abrechnen möchte, muss die jeweiligen Anforderungen und Regelungen des Landes beachten.

Jedoch kann man als ausländischer Auftragspartner davon ausgehen, dass die Behörde bei der Erteilung über die verpflichtende Nutzung der XRechnung informiert.

Die Zukunft der XRechnung in Europa

Das Ziel der öffentlichen Arbeitgeber ist die Einführung eines einheitlichen, digitalen Rechnungsstandards aller EU-Mitgliedsstaaten.

In Zukunft wird die Bearbeitung von Rechnungen effizienter werden, wodurch nicht nur Papier, sondern auch Arbeitskräfte und Kosten eingespart werden können. Dies ist unter anderem auf den Verzicht von langen Transportwegen und die automatisierte Bearbeitung zurückzuführen.

Darüber hinaus wird die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung auch Auswirkungen auf den Standard des gesamten B2B-Business haben. Man kann also davon ausgehen, dass in Zukunft alle Rechnungen elektronisch und nach dem XStandard versendet werden könnten.

Deswegen lohnt es sich für Unternehmen bereits heute ihre bestehenden ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme zu überprüfen und das Programm eventuell durch den Software-Hersteller zu aktualisieren. Hier bieten ERP-Systeme, wie das der myfactory, die ihre Daten in der Cloud speichern, einen großen Vorteil.

Ihr Hersteller ist dazu angehalten, ihre Software auf den neuesten Rechts- und Datenschutzstandard zu bringen, sodass er eine Funktion in ihr bereits vorhandenes System integrieren muss, die elektronische Rechnungen unterstützt.  

Warum Sie die Cloud ERP so schnell wie möglich einsetzen sollten

Der Geschäftsführer ist in KMUs für sein komplettes Unternehmen verantwortlich. Seine Aufgabenbereiche umfassen neben dem Tagesgeschäft auch die strategische Planung des Unternehmens. Hierfür sind Analysen der Arbeitsprozesse und deren Zahlen erforderlich.

Im Folgenden werde ich Ihnen erklären, wie ein ERP-System aus der Cloud Ihnen dabei helfen kann.

Kosten reduzieren

Ein ERP-System, welches seine Informationen aus der Cloud bezieht, bietet Ihnen den großen Vorteil, dass Sie keine Kosten haben, um sich zuerst aufwendig eine interne IT-Infrastruktur aufbauen zu müssen.

Stattdessen können sie durch eine professionelle Unternehmenssoftware ihre Ausgaben bei Bedarf schnell und flexibel anpassen.

Liquidität erhöhen 

Aus fixen Investitionskosten werden variable Kosten und diese entsprechen Ihrem tatsächlichen Bedarf. Als Konsequenz stehen Ihnen mehr liquide Mittel, beispielsweise für die Entwicklung neuer Produkte zur Verfügung.

Geringe Kapitalbindung im Lager 

Mit einem ERP-System können Sie verhindern, dass es zu einer Überbestückung in Ihrem Lager kommt. Die Software sorgt dafür, dass reibungslose Produktion und Lieferbereitschaft jederzeit gewährleistet sind. Individuell vordefinierte Sicherheits- und Mindestabstände sorgen für eine rechtzeitige Nachbestellung. So werden Engpässe, sowie zu hohe Kapitalbindungen im Lager verhindert.

Überwachung sämtlicher Unternehmensbereiche 

CRM- oder ERP- Systeme sind die Schnittstelle aller Unternehmensbereiche. Sämtliche Daten zu Logistik, Produktion, E-Commerce, etc. laufen hier zusammen und geben Ihnen einen einfachen Überblick über Ihr gesamtes Unternehmen.

Die Verarbeitung dieser massiven Datenmenge erfordert allerdings eine hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit, Performance und Zuverlässigkeit. Hier kann Ihnen ein System aus der Cloud helfen: Mittels modernster Rechenzentren können Sie schnell einen umfassenden Überblick gewinnen und mit systemintegrierten Modulen können Sie präzise Prognosen erstellen, wodurch Sie neue Geschäftsmodelle entwickeln oder Prozesse optimieren können.

Mobiler Arbeitsplatz

Home-Office ist durch die aktuelle Infektionslage für viele Unternehmen unumgänglich geworden. Deshalb eignet sich hier der mobile Zugriff auf alle Daten und Anwendungen der ERP- oder CRM-Software besonders gut. Jeder Mitarbeiter kann durch das Speichern in der Cloud von überall auf der Welt auf die notwendigen Daten zugreifen. Das bietet zudem den Vorteil, dass Sie unkomlizierter mit Experten aus dem Ausland bei Projekten zusammenarbeiten können. Auch als Geschäftsführer haben Sie egal ob Zuhause oder im Urlaub jederzeit alle wichtigen Kennzahlen im Überblick.

Ihren Mitarbeitern einen modernen und mobilen Arbeitsplatz bieten zu können, bedeutet für Sie einen enormen Wettbewerbsvorsprung auf dem Arbeitsmarkt.

Zuverlässiger und besser arbeiten

Mit langsamer Hardware oder einem ständig zusammenbrechenden System, kann kein Unternehmen effizient arbeiten. Außerdem führt dies dazu, dass Nutzer durch eine veraltete Software darin gebremst werden, kreativ und innovativ zu arbeiten. Beispielsweise kann ein Webshop, der ständig offline ist, Ihnen logischerweise keinen Umsatz bringen.

Durch regelmäßige Wartungen des Systems können Sie das Risiko solcher technikbedingten Arbeitsausfälle und Umsatzverluste deutlich minimieren. Cloud- Anbieter bieten ihre Services rund um die Uhr und auch am Wochenende an und auch neue Funktionen stehen Ihnen immer sofort zur Verfügung.

Sicherheit erhöhen

Lahmgelegte Server oder gehackte Kundendaten – es gibt viele Arten von Cyberangriffen, die einem Unternehmen schaden können. In der Regel kann ein KMU ein professionelles IT-Sicherheitskonzept nicht sicherstellen, da hier die erforderliche Expertise fehlt. Durch die Nutzung eines Cloud-Systems geben Sie diese Verantwortung an erfahrene Experten ab. Diese betreiben professionelles Security- Management in Hochsicherheitszentren, wodurch Sie sich um den Schutz Ihrer Daten keine Sorgen mehr machen müssen.

Zeit sparen

Da sich Experten rund um die Uhr um Ihre IT-Infrastruktur und deren Sicherheit kümmern, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Das bietet Ihnen die Möglichkeit effizienter zu arbeiten und Ihre Wachstumschancen oder die Qualität Ihres Sortiments zu verbessern.

Fazit

ERP- und CRM-Anwendungen bieten Ihnen eine ungeahnte Palette an Möglichkeiten Ihre Prozesse zu optimieren und Interaktionen einfacher zu gestalten. Von überall Zugriff auf alle notwendigen Daten zu haben ist längst nicht mehr Zukunftsmusik und bringt Unternehmen bereits heute einen enormen Wettbewerbsvorteil. 

Usability bei ERP-Systemen besonders wichtig 

Bevor ein Unternehmen auf ein neues ERP-System umstellt, muss es zuerst die passende Software für sich finden. Hierbei sind nicht nur die notwendigen Funktionen, sondern auch die sogenannte Usability, die Benutzerfreundlichkeit für die User, wichtig. Insbesondere letzteres ist für den späteren Erfolg von großer Bedeutung. Selbst die beste Business-Software bringt nichts, wenn die Mitarbeiter sie nicht nutzen können, da sie in der Bedienung zu kompliziert ist.

Im Folgenden erkläre ich Ihnen, warum insbesondere bei ERP-Systemen die Usability so wichtig ist und was Sie bei einer bevorstehenden Softwareumstellung beachten sollten.

Je leichter ein Nutzer an sein Ziel kommt, desto besser ist die Software

Eine Software ist nur dann benutzerfreundlich, wenn der Mitarbeiter sie möglichst intuitiv bedienen kann. Das bedeutet unter anderem, dass Aufbau und Navigation sich weitestgehend selbst erklären.

ERP-Systeme erfordern durch ihre Komplexität eine gewisse Einarbeitungszeit. Jedoch sollte diese auch nicht zu komplex sein, denn Nutzer entscheiden bereits beim ersten Kontakt mit einem neuen Programm, ob sie es gut finden oder nicht. Hierbei hat die Benutzerfreundlichkeit den entscheidenden Einfluss.

Die Funktion eines ERP-Systems 

ERP-Systeme besitzen verschiedene Module, die einem Unternehmen bei der betrieblichen Ressourcenplanung und -steuerung helfen. Sie bilden alle Bereiche und Prozesse des Unternehmens ab, dies kann je nach Bedarf und Anforderungen variieren. So werden Zusammenhänge der einzelnen Abteilungen deutlich.

Zentrale Basis sind Daten, die den nahtlosen Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen und Mitarbeitern ermöglichen, selbst über Unternehmens- oder Ländergrenzen hinweg.

Darum ist es besonders wichtig, dass die Mitarbeiter die Software verstehen und richtig bedienen können, auch ohne großartige IT-Kenntnisse. Nur so kann sie dem Unternehmen einen Mehrwert bieten und ihre Funktion für das Unternehmen erfüllen: Geschäftsprozesse optimieren und die Produktivität nachhaltig steigern.

Vorteile eines benutzerfreundlichen Systems

Die einfache Benutzerfreundlichkeit hat insbesondere für Klein- und mittelständische Unternehmen viele Vorteile. Je selbsterklärender die Anwendung und deren Benutzung, desto geringer ist der Aufwand, die Mitarbeiter in das System einzuarbeiten. Dies spart Kosten und Einarbeitungszeit, außerdem sollte durch die hohe Usability jeder Mitarbeiter in der Lage sein, das System zu bedienen.

Da verschiedene Mitarbeiter abteilungsübergreifend mit demselben ERP-System arbeiten ist es für die Produktivität essenziell, dass sich Informationen schnell erfassen lassen. Nur so kann das Unternehmen schnelle und fundierte Entscheidungen aufgrund der Daten im System treffen. Bremst eine zu komplizierte Funktionsweise die Nutzer aus, verlangsamen sich wichtige Prozesse und es können sogar gravierende Fehler entstehen. Als Folge kann dies zu rechtlichen Konsequenzen oder wirtschaftlichem Verlust führen.

Die Auswirkungen einer Softwareumstellung auf die allgemeine Zufriedenheit und Arbeitsmotivation des Personals sollte ebenfalls nicht unterschätzt werden. Wenn der Nutzer täglich mit einem unübersichtlichen und komplexen System arbeiten muss, welches er nicht versteht, wächst die Unzufriedenheit. Das kann langfristig zu Fluktuationen führen. Ist die Software jedoch einfach zu bedienen, können Routineaufgaben effektiver erledigt werden und Mitarbeiter nutzen die Anwendung motivierter.

10 wichtige Eigenschaften, an denen Sie Benutzerfreundlichkeit erkennen 

• Die Benutzeroberfläche ihres ERP-Systems ist übersichtlich strukturiert und nicht überladen. Mitarbeiter finden sich intuitiv zurecht.
• Funktionen, Ansichten und Masken lassen sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen – auch noch nachträglich.
• Prozesse und Arbeitsschritte werden einheitlich dargestellt, und sind wiedererkennbar.
• Der aktuelle Stand und der nächste Prozessschritt sind jederzeit sichtbar.
• Durch spezifische Benutzerrechte kann man festlegen, wer welche Funktionen und Daten sehen und nutzen darf.
• Die verwendete Software unterstützt sinnvolle Vorbelegungen und Auswahlmöglichkeiten.
• Die Navigation ist durch Module, Menüs und Masken einfach für den Benutzer.
• Der Softwareaufbau entspricht einem logischen Aufbau wie z. B. nach Unternehmensprozessen.
• Im Falle eines Eingabefehlers, kann der Benutzer diese schnell finden und durch angezeigte Vorschläge korrigieren.
• Ein integriertes Hilfesystem hilft Mitarbeitern schnell und einfach wichtige Informationen zu finden.
  

Der Provider der Software bietet Videos, Webinare und Trainings, die individuell auf Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst sind.

Um die Benutzerfreundlichkeit Ihrer verwendeten ERP-Lösung vollumfänglich beurteilen zu können, müssen Sie sie einem Praxistest unterziehen. Nur so können Sie herausfinden, wie hoch die Usability wirklich ist. Deswegen sollte ein Praxistest immer Teil Ihres Auswahlprozesses sein.

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