Usability bei ERP-Systemen besonders wichtig
Bevor ein Unternehmen auf ein neues ERP-System umstellt, muss es zuerst die passende Software für sich finden. Hierbei sind nicht nur die notwendigen Funktionen, sondern auch die sogenannte Usability, die Benutzerfreundlichkeit für die User, wichtig. Insbesondere letzteres ist für den späteren Erfolg von großer Bedeutung. Selbst die beste Business-Software bringt nichts, wenn die Mitarbeiter sie nicht nutzen können, da sie in der Bedienung zu kompliziert ist.
Im Folgenden erkläre ich Ihnen, warum insbesondere bei ERP-Systemen die Usability so wichtig ist und was Sie bei einer bevorstehenden Softwareumstellung beachten sollten.
Je leichter ein Nutzer an sein Ziel kommt, desto besser ist die Software
Eine Software ist nur dann benutzerfreundlich, wenn der Mitarbeiter sie möglichst intuitiv bedienen kann. Das bedeutet unter anderem, dass Aufbau und Navigation sich weitestgehend selbst erklären.
ERP-Systeme erfordern durch ihre Komplexität eine gewisse Einarbeitungszeit. Jedoch sollte diese auch nicht zu komplex sein, denn Nutzer entscheiden bereits beim ersten Kontakt mit einem neuen Programm, ob sie es gut finden oder nicht. Hierbei hat die Benutzerfreundlichkeit den entscheidenden Einfluss.
Die Funktion eines ERP-Systems
ERP-Systeme besitzen verschiedene Module, die einem Unternehmen bei der betrieblichen Ressourcenplanung und -steuerung helfen. Sie bilden alle Bereiche und Prozesse des Unternehmens ab, dies kann je nach Bedarf und Anforderungen variieren. So werden Zusammenhänge der einzelnen Abteilungen deutlich.
Zentrale Basis sind Daten, die den nahtlosen Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen und Mitarbeitern ermöglichen, selbst über Unternehmens- oder Ländergrenzen hinweg.
Darum ist es besonders wichtig, dass die Mitarbeiter die Software verstehen und richtig bedienen können, auch ohne großartige IT-Kenntnisse. Nur so kann sie dem Unternehmen einen Mehrwert bieten und ihre Funktion für das Unternehmen erfüllen: Geschäftsprozesse optimieren und die Produktivität nachhaltig steigern.
Vorteile eines benutzerfreundlichen Systems
Die einfache Benutzerfreundlichkeit hat insbesondere für Klein- und mittelständische Unternehmen viele Vorteile. Je selbsterklärender die Anwendung und deren Benutzung, desto geringer ist der Aufwand, die Mitarbeiter in das System einzuarbeiten. Dies spart Kosten und Einarbeitungszeit, außerdem sollte durch die hohe Usability jeder Mitarbeiter in der Lage sein, das System zu bedienen.
Da verschiedene Mitarbeiter abteilungsübergreifend mit demselben ERP-System arbeiten ist es für die Produktivität essenziell, dass sich Informationen schnell erfassen lassen. Nur so kann das Unternehmen schnelle und fundierte Entscheidungen aufgrund der Daten im System treffen. Bremst eine zu komplizierte Funktionsweise die Nutzer aus, verlangsamen sich wichtige Prozesse und es können sogar gravierende Fehler entstehen. Als Folge kann dies zu rechtlichen Konsequenzen oder wirtschaftlichem Verlust führen.
Die Auswirkungen einer Softwareumstellung auf die allgemeine Zufriedenheit und Arbeitsmotivation des Personals sollte ebenfalls nicht unterschätzt werden. Wenn der Nutzer täglich mit einem unübersichtlichen und komplexen System arbeiten muss, welches er nicht versteht, wächst die Unzufriedenheit. Das kann langfristig zu Fluktuationen führen. Ist die Software jedoch einfach zu bedienen, können Routineaufgaben effektiver erledigt werden und Mitarbeiter nutzen die Anwendung motivierter.
10 wichtige Eigenschaften, an denen Sie Benutzerfreundlichkeit erkennen
- Die Benutzeroberfläche ihres ERP-Systems ist übersichtlich strukturiert und nicht überladen. Mitarbeiter finden sich intuitiv zurecht.
- Funktionen, Ansichten und Masken lassen sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen – auch noch nachträglich.
- Prozesse und Arbeitsschritte werden einheitlich dargestellt, und sind wiedererkennbar.
- Der aktuelle Stand und der nächste Prozessschritt sind jederzeit sichtbar.
- Durch spezifische Benutzerrechte kann man festlegen, wer welche Funktionen und Daten sehen und nutzen darf.
- Die verwendete Software unterstützt sinnvolle Vorbelegungen und Auswahlmöglichkeiten.
- Die Navigation ist durch Module, Menüs und Masken einfach für den Benutzer.
- Der Softwareaufbau entspricht einem logischen Aufbau wie z. B. nach Unternehmensprozessen.
- Im Falle eines Eingabefehlers, kann der Benutzer diese schnell finden und durch angezeigte Vorschläge korrigieren.
- Ein integriertes Hilfesystem hilft Mitarbeitern schnell und einfach wichtige Informationen zu finden.
Der Provider der Software bietet Videos, Webinare und Trainings, die individuell auf Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst sind.
Um die Benutzerfreundlichkeit Ihrer verwendeten ERP-Lösung vollumfänglich beurteilen zu können, müssen Sie sie einem Praxistest unterziehen. Nur so können Sie herausfinden, wie hoch die Usability wirklich ist. Deswegen sollte ein Praxistest immer Teil Ihres Auswahlprozesses sein.
