Warum es sich jetzt lohnt sein Unternehmen zu digitalisieren

Viele klein- und mittelständische Unternehmen arbeiten immer noch mit Unmengen an Aktenordern oder Rechnungen in Papierform und verlieren so schnell den Überblick und verschwenden zusätzlich Zeit durch das Suchen von Dokumenten. Wir listen Ihnen fünf Gründe auf, wieso Sie Ihr Unternehmen schleunigst digitalisieren sollten.   

Höhere Kundenzufriedenheit 

Um Ihren Kunden schnell und zuverlässig weiterzuhelfen, lohnt es sich alle zugehörigen Dokumente, Verträge und Rechnungen zentral in einem System zu speichern, sodass ein Mitarbeiter diese mit einem Klick finden und dem Kunden weiterhelfen kann. Ein Mitarbeiter dagegen, der bei einem Kundenanruf zuerst einmal minutenlang in Aktenordnern wühlen muss, bis er die zugehörige Rechnung gefunden hat, wirkt unprofessionell und raubt Ihnen als Unternehmen und dem Kunden kostbare Zeit.

Eines dieser Dokumentenmanagementsysteme ist docuvita. Hier werden alle Dokumente, Rechnungen und Verträge zentral verwaltet, sodass diese schnell gefunden werden können. Selbst wenn der zuständige Mitarbeiter gerade im Urlaub oder bei einem Kundentermin ist, können Stellvertreter diese mithilfe der Suchfunktion schnell finden, ohne sich zuerst in einem fremden, analogen und meist unübersichtlichem Ordnersystem zurecht finden zu müssen.

Bessere Zusammenarbeit

Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Zusammenarbeit unter Kollegen und ermöglicht effizientes Arbeiten, da das System an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann. In docuvita können Dokumente geteilt und gemeinsam bearbeitet werden, außerdem können Sie Veränderungen Ihrer Kollegen einsehen. Darüber hinaus können Workflows erstellt und Aktionen werden in einem Ereignisprotokoll festgehalten. So können Sie nicht nur Arbeitsfortschritte Ihrer Kollegen nachvollziehen, sondern erschaffen sich auch eine interne Wissensdatenbank.

Attraktivität als Arbeitgeber steigern

Insbesondere in der aktuellen Situation, haben Unternehmen, die in einem nicht-digitalisierten Arbeitsumfeld arbeiten, im Falle eines Quarantänefalls Schwierigkeiten, dem Mitarbeiter HomeOffice so zu gewährleisten, dass er vollzugänglichen auf alle Dokumente zugreifen kann.

Zudem gehört ein digitaler Arbeitsplatz mittlerweile dazu, um als attraktiver und moderner Arbeitgeber zu gelten. Jobsharing, Teilzeitarbeit und Homeoffice sind längst kein Neuland mehr, lassen sich ohne zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem allerdings nur schwer oder lückenlos realisieren.

In den nächsten Jahren wird dieser Aspekt noch mehr an Bedeutung gewinnen und Unternehmen, die sich nicht auf diese neue Form des Arbeitens einstellen, werden in naher Zukunft von der Konkurrenz abgehängt werden. Dadurch, dass docuvita wie auch die myfactory, webbasierte Systeme sind, können Sie jedem Ihrer Mitarbeiter orts- und geräteunabhängiges Arbeiten garantieren, ohne dass die Qualität darunter leidet. Außerdem können Sie im Falle eines Notfalls selbst im Urlaub schnell per Tablet oder Handy auf ein wichtiges Dokument oder Rechnung zugreifen.

Auf der sicheren Seite

Mit einem Dokumentenmanagementsystem wie docuvita, sind Sie bei der Archivierung von Mails, Rechnungen oder Verträgen immer „up to date“ und rechtskonform. Während Sie sich bei der analogen Verwaltung und Archivierung selbst mit Paragraphen und Datenschutzänderungen um sich schlagen müssen, haben Sie hier ein System, welches Ihnen diese Aufgabe durch automatische Updates abnimmt. So sind Sie als Unternehmer nicht nur auf der sicheren Seite, sondern können sich auch sorglos auf die wichtigen Bereiche Ihres Unternehmens konzentrieren.

Minimale Einarbeitungszeit 

Obwohl docuvita aus vielen Komponenten besteht, die Ihr gesamtes Unternehmen abbilden, ist der Aufbau weder kompliziert, noch muss man ein IT-Spezialist sein, um es fehlerfrei bedienen zu können. Damit jeder Mitarbeiter mit dem System arbeiten kann, benötigt es nur einen minimalen Lernaufwand. Zudem können auch neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen schneller eingearbeitet werden, da Sie die erstellten Workflows, Arbeitsabläufe und Fortschritte einsehen und so besser und schneller nachvollziehen können.

Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihrem Unternehmen effizienteres Arbeiten und Kosten bei der Verwaltung von Dokumenten, Rechnungen und Verträgen einzusparen. Gerne helfen wir Ihnen bei der Digitalisierung und Optimierung von Arbeitsprozessen in Ihrem Unternehmen. Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an support@fisel-solution.de

Weitere Infos auf unserem Blog zum Thema Digitalisiertes Büro finden Sie hier.

7 einfache Tipps für effektives Marketing

Ihr Produkt kann das Beste unter Ihren Konkurrenten sein, allerdings bringt Ihnen das nichts, wenn Sie es nicht richtig vermarkten können. Wenn Sie denken, dass das für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen nur schwer realisierbar ist, möchten wir Sie heute vom Gegenteil überzeugen, denn gerade für diese Unternehmen ist es wichtig, eine lokale Zielgruppe anzusprechen. Hier sind einige Punkte, die Ihnen dabei helfen, die eigene Marketingstrategie einmal zu überprüfen.  

1. Wieso braucht der Kunde mein Produkt?

Sich diese Frage zu stellen, ist essenziell, denn so wird der Mehrwert des Produktes klar. In einer Marketingbotschaft ist es für den Kunden wichtig zu erkennen, wieso er dieses Produkt braucht. Außerdem sollte sich der Unique Selling Point Ihres Unternehmens herauskristallisieren. Was unterscheidet uns von anderen Unternehmen? Was macht uns einzigartig? Wenn Sie diese Fragen beantworten können, haben Sie bereits die Grundlage für effektives Marketing geschaffen.

2. Weniger ist mehr

Sie müssen nicht jeden mit Ihrer Werbung erreichen, es reicht, wenn Sie die richtigen (ihre Zielgruppe) erreichen. Wenn Sie SocialMedia-Werbung, Zeitungsanzeigen und Werbeplakate verwenden, werden Sie vermutlich Ihr Marketingbudget verschwenden.

Sie werden zum Beispiel nur wenige Rentner über Social Media erreichen, wohingegen Anzeigen in der lokalen Zeitung auch eher wenige potentielle Bewerber für einen Ausbildungsplatz ansprechen werden.

Machen Sie sich Gedanken darüber, für wen Ihr Produkt interessant sein könnte und auf welcher Plattform Sie diese Personen am besten erreichen. Wenn Sie das wissen, sparen Sie Kosten durch erfolglose Werbemethoden auf Kanälen, die Ihre Zielgruppe nicht nutzt, ein.

3. Lokale Präsenz

Außerdem ist es wichtig, diese Zielgruppe auch lokal zu definieren. In vielen Branchen ist die Konkurrenz jedoch so hoch, dass es sich mehr lohnt, sich auf den lokalen Markt zu konzentrieren. Für einige Branchen jedoch, wie einen Internetversandhandel mit seltenen Ersatzteilen ergibt es Sinn, überregional zu denken.   

4. Internetpräsenz

Sonderangebote, Öffnungszeiten oder Preisvergleiche - heutzutage holen sich die meisten Menschen Informationen über bevorstehende Kaufentscheidungen im Internet ein. Darum sollten Ihr Unternehmen und Ihre Produkte leicht im Internet zu finden sein, genauso wie Öffnungszeiten, Adresse, Telefonnummern.

Eine ansprechende Unternehmenswebsite ist mittlerweile unumgänglich. Überprüfen Sie, ob Ihre Website übersichtlich gestaltet ist und Ihr Kunde schnell zu wichtigen Informationen gelangt. Dies ist besonders wichtig, denn wenn dies nicht gewährleistet ist, springen die meisten Kunden ab. Wichtig ist auch, dass Telefonnummern und Öffnungszeiten aktuell sind.

5. Social Media

Darüber hinaus ist es wichtig, in den Sozialen Medien präsent zu sein, sofern die Zielgruppe diese nutzt.  

Überlegen Sie sich, welche Plattform Ihre Zielgruppe am meisten nutzt und erstellen Sie sich dort ein Profil. Achten Sie auf eine Regelmäßigkeit der Posts und Stories und auf eine gute Bild- und Videoqualität. Auf diesem Weg können Sie nun über Neuigkeiten informieren und mit Ihren Kunden interagieren. Auch hier sollten Ihre Kunden wichtige Informationen wie Adresse oder Öffnungszeiten finden.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Beiträge als kostenpflichtige Werbung schalten lassen. Das Einfache an Social Media-Werbung ist, dass Sie durch Segmentierung immer die richtige (lokale) Zielgruppe erreichen.

6. Google Ads

Auch als klein und mittelständisches Unternehmen lohnt es sich, mit Google Ads zu arbeiten. Durch eine regionale Anzeigenschaltung wird Ihr Unternehmen den Menschen angezeigt, die nach den passenden Keywords suchen UND sich in der Nähe Ihres Unternehmensstandorts befinden. So kann man auch mit einem geringeren Budget viele potenzielle Kunden erreichen.

7. Newsletter

Gutes E-Mail-Marketing eignet sich ausgezeichnet, um Kunden an sein Unternehmen zu binden. Wichtig ist hier wie immer beim Marketing Qualität über Quantität. Machen Sie sich Gedanken darüber, was Ihre Zielgruppe von Ihnen wissen will und achten Sie auf ein übersichtliches Design und eine interessante Betreffzeile.

Mit diesen Tipps wird auch für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen Marketing erfolgsbringend, ohne ein hohes Marketingbudget auszugeben.

Ein ERP-System, das für SIE am besten passt 

Ein ERP-System sollte alle Bereiche eines Unternehmens abdecken, damit es Ihnen digitale Unterstützung bietet, um effizienter und organisierter zu arbeiten. Mithilfe eines ERPs werden Prozesse optimiert und automatisiert, wodurch Sie wichtige Ressourcen einsparen, die Sie in anderen Bereichen einsetzen können, um Ihren Gewinn zu steigern.

Logischerweise benötigen Unternehmen aus verschiedenen Branchen unterschiedliche, individuelle Module und Anwendungen, die auf die Arbeitsweisen, Größe und die Produkte des Unternehmens abgestimmt sind. Leider beinalten einige ERP-Systeme diese anpassbaren Module nicht, weshalb die Arbeitsqualität des Unternehmens am Ende darunter leidet und die Bedienbarkeit kompliziert wird. Zudem beinhalteten frühere ERP-Lösungen meist Funktionen, von denen der Mittelstand nur einen kleinen Anteil tatsächlich nutze. Darum vertreiben wir Systeme, die sich dem Unternehmen anpassen und nicht mit einem System, dem sich der Benutzer anpassen muss. So bezahlt das Unternehmen nur für das was es auch tatsächlich braucht und nutzt. Darüber hinaus können Module und Nutzerlizenzen bei verändertem Bedarf ganz einfach hinzugebucht oder deaktiviert werden.

Team.ON! – der Kunde ist König!

Hier spielt der Kunde die zentrale Rolle, egal ob Endkonsument oder Businesskunde. Eine Customer-Relationship-Management (CRM)- Anwendung hilft Ihnen dabei, das effizienteste Kundenbeziehungsmanagement zu gewährleisten. Mit Team.ON! können Sie Ihre Zielgruppe definieren und analysieren oder Beziehungen zu Bestandskunden pflegen. So gewinnen Sie nicht nur neue Kunden, sondern binden diese auch langfristig an Ihr Unternehmen, wodurch Sie Umsätze steigern und eine Reputation aufbauen.

Neben dem CRM-Modul, mit dem Sie Ihre Unternehmensbereiche Marketing, Vertrieb und Servicemanagement abdecken, beinhaltet dieses Paket auch einen BusinessManager, welcher die Teamarbeit und Kommunikation verbessert.

Service.ON! – einen Schritt weiter 

Dieses Paket geht einen Schritt weiter und ist die mobile Version für Tablets von Team.ON! und beinhaltet zudem eine ERP-Anwendung. So werden neben Marketing, Vertrieb und Service auch die Geschäftsbereiche Einkauf, Disposition, Lager, Verkauf und Verwaltung abgedeckt. Durch die mobile Lösung werden Sie als Unternehmer flexibel und können von überall aus Bestellungen verschicken oder Supportfälle lösen. So können Sie Prozesse beschleunigen und Ihren Kunden einen spürbaren Mehrwert bieten.

Business.ON! – Perfekt für Händler und Dienstleistungsunternehmen! 

Immer schneller veränderte Marktbedingungen erschweren es insbesondere klein – und mittelständischen Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben. Effiziente Prozesse, aktuelle Daten und eine Gesamtsicht auf die Kunden sind notwendig, um in diesem Bereich vollen Erfolg zu haben. Das Business.ON!-Paket hilft Ihnen mit seinen Komponenten aus einem BusinessManager, CRM und ERP-Modul. Zudem wird es durch unser Finanzbuchhaltungsmodul und ein Planungs- und Auswertungswerkzeug vervollständigt, mit dem Sie fundiert strategische Entscheidungen treffen können.

Global.ON! – optimal für Onlinehändler 

Wer Waren und Dienstleistungen ausschließlich über das Internet vertreibt, für den ist dieses Paket perfekt. Neben den Business.On!- Anwendungen, nutzen Sie hier auch eine eCommerce.Anwendung, die Ihnen die Erstellung eines Webshops oder die Einrichtung eines Unternehmensportals vereinfacht. So können Sie nicht nur von der Couch aus Verkäufe einsehen, sondern auch Ihr Business erfolgreich ausbauen.

Factory.ON! – für Produktionsbetriebe

Prozesse zu digitalisieren und automatisieren ist insbesondere für Fertigungsbetriebe wichtig, denn Rohstoffmangel, steigende Kosten und immer komplexer werdende Produktionsverfahren machen es diesen Unternehmen schwer im internationalen Wettbewerb noch mithalten zu können. Factory.ON! bietet die Grundlage für eine effektive und kostengünstige Fertigungskette. Durch die Gesamtheit aller Module inklusive PPS (bedeutet Produktionssteuerungs- und Produktionsplanungssystem) überblicken und organisieren Sie alle Unternehmensbereiche, ohne dafür verschiedene Systeme verwenden zu müssen. Mithilfe des PPS können Sie Abläufe überwachen, die Verwendung von Ressourcen und Ihre Termine planen.

Egal ob Start-up oder seit Generationen geführtes Familienunternehmen, egal ob Vertrieb, Fertigung oder Dienstleistung und selbst mit geringem Budget – bei uns findet jeder Unternehmer seine passenden ERP-Module.

Unser Ziel ist es, klein – und mittelständischen Unternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung zu helfen, um Zukunftsorientierung und Wettbewerbsfähigkeit zu erreichen.

Erfolgreich Websites gestalten

Viele deutsche Unternehmen des Mittelstands haben keine oder schlecht strukturierte Websites, dabei ist es insbesondere für digitale Unternehmen fatal, keine ansprechende und übersichtliche Unternehmenswebsite zu haben. Wie Sie diese am besten gestalten, erklären wir Ihnen heute.

Onlineshopper sind ungeduldig 

Zuerst einmal muss man verstehen, dass Onlineshopper „faul“ und ungeduldig sind. Das bedeutet, dass wenn ein Interessent ein gewisses Produkt sucht und es nicht schnell genug auf Ihrer Website findet er schnell zur Konkurrenz übergeht. Darum muss Ihre Startseite den Kunden fesseln, sie muss übersichtlich sein und der Kunde muss alle für ihn wichtigen Informationen auf einen Blick finden.

Was muss alles auf meine Startseite?

Sie müssen sich vorstellen, dass der Interessent, der auf Ihre Website gestoßen ist, keinerlei Informationen über Ihr Unternehmen und Produkt hat. Sie sollten deshalb Ihr Produkt in einem kurzen Satz vorstellen.

Für den Kunden muss schnell ersichtlich sein, wie er Sie kontaktieren und wo er die Produkte kaufen kann. Falls Sie vor Ort in einem Einzelhandelsgeschäft verkaufen, können Sie eine Anfahrtsbeschreibung, Öffnungszeiten, sowie Bilder Ihrer Filialen hinzufügen. Wenn Sie online verkaufen, arbeiten Sie am besten mit einer direkten Weiterleitung auf Ihren Onlineshop. Diese Informationen sollten für den Besucher mit wenig Scrollen sichtbar sein. Um das sicherzustellen, sollten Sie vorab das Responsive Design, also die Darstellung auf Tablet und Smartphone überprüfen.

Auch wenn viele Unternehmen diese nach wie vor noch verwenden, sollten Sie ein allzu großes Logo oder eine lange Begrüßungsrede auf Ihrer Startseite vermeiden, ebenso wie Musik oder Animationen.

Wie Websitebesucher lesen

Besucher Ihrer Website lesen nicht jedes einzelne Wort, sondern überfliegen die Website nur grob. Wenn Sie als Ersteller verstanden haben, wie Kunden Ihre Website lesen, wissen Sie, wie Sie die diese am besten gestalten können.

Hier gilt weniger ist mehr, zum Beispiel werden aufgezählte Stichworte eher gelesen als lange Fließtexte. Sollten Sie diese trotzdem auf Ihrer Website einsetzen, lohnt es sich einige Wörter hervorzuheben und kurze Sätze zu verwenden. Außerdem achten Besucher sehr auf Infografiken oder Bilder.

Ganz wichtig ist der „Call to Action“, also eine direkte Aufforderung an den Kunden, wie „jetzt testen“ oder „jetzt kaufen“. Nur so erreichen Sie, dass ein Kunde sich für Ihr Produkt oder Dienstleistung entscheidet. Deshalb sollte der „Call to Action“-Button farblich hervorgehoben werden und mit einer Weiterleitung auf das Verkaufsformular verknüpft werden.

Weitere Seiten

Neben der Startseite und dem Onlineshop sollte der Besucher zu einer Seite über das Firmenprofil und Historie finden, daneben ist eine Support - und Serviceseite ebenfalls wichtig. Auch eine Newsseite kann hilfreich sein, allerdings macht diese nur Sinn, wenn Sie sie regelmäßig aktualisieren und pflegen. Je nach Produkt können Sie auch eine Seite mit Tipps und Tricks zur Anwendung Ihrer Produkte aufbauen.

Rechtlich auf der sicheren Seite

Achten Sie darauf, dass Sie keine fremden Bilder auf Ihrer Website verwenden, eine Ausnahme sind lizenzfreie Bilder. Das ist besonders wichtig, da Sie hier im schlimmsten Falle jahrelang vierstellige Beträge an Entschädigung zahlen könnten.

Darüber hinaus sollten Sie keine fremden Texte verwenden und mittlerweile gehört ein Impressum zu jeder seriösen Website dazu.

Formulieren Sie Ihre Datenschutzrichtlinie und lassen Sie die Website vor Veröffentlichung von einem Anwalt prüfen, damit Sie sichergehen, dass Sie sich auf der rechtlich sicheren Seite befinden und sich in Zukunft keine Gedanken um Abmahnungen oder Strafen machen müssen.

Gestaltung

Hier gilt weniger ist mehr – als Beispiel dient hier die sehr minimalistische, aber übersichtliche Seite von Apple. Sie können das Design Ihrer Website einem Experten überlassen oder mit bereits fertigen Website-Baukästen selbst erstellen. Die Gestaltung kann individuell sehr unterschiedlich ausfallen, das hängt insbesondere von Zielgruppen und Branche ab. Allerdings kann man verallgemeinert sagen, dass Sie die Website immer so gestalten sollten, dass sie für den Kunden übersichtlich ist und er schnell zum gesuchten Produkt gelangt.

Mit diesen Tipps können Sie eine besucherfreundliche und seriöse Unternehmenswebsite erstellen. Gerne helfen wir Ihnen beim Erstellen der Website oder des Onlineshops.