Warum es sich jetzt lohnt sein Unternehmen zu digitalisieren

Viele klein- und mittelständische Unternehmen arbeiten immer noch mit Unmengen an Aktenordern oder Rechnungen in Papierform und verlieren so schnell den Überblick und verschwenden zusätzlich Zeit durch das Suchen von Dokumenten. Wir listen Ihnen fünf Gründe auf, wieso Sie Ihr Unternehmen schleunigst digitalisieren sollten.   

Höhere Kundenzufriedenheit 

Um Ihren Kunden schnell und zuverlässig weiterzuhelfen, lohnt es sich alle zugehörigen Dokumente, Verträge und Rechnungen zentral in einem System zu speichern, sodass ein Mitarbeiter diese mit einem Klick finden und dem Kunden weiterhelfen kann. Ein Mitarbeiter dagegen, der bei einem Kundenanruf zuerst einmal minutenlang in Aktenordnern wühlen muss, bis er die zugehörige Rechnung gefunden hat, wirkt unprofessionell und raubt Ihnen als Unternehmen und dem Kunden kostbare Zeit.

Eines dieser Dokumentenmanagementsysteme ist docuvita. Hier werden alle Dokumente, Rechnungen und Verträge zentral verwaltet, sodass diese schnell gefunden werden können. Selbst wenn der zuständige Mitarbeiter gerade im Urlaub oder bei einem Kundentermin ist, können Stellvertreter diese mithilfe der Suchfunktion schnell finden, ohne sich zuerst in einem fremden, analogen und meist unübersichtlichem Ordnersystem zurecht finden zu müssen.

Bessere Zusammenarbeit

Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Zusammenarbeit unter Kollegen und ermöglicht effizientes Arbeiten, da das System an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann. In docuvita können Dokumente geteilt und gemeinsam bearbeitet werden, außerdem können Sie Veränderungen Ihrer Kollegen einsehen. Darüber hinaus können Workflows erstellt und Aktionen werden in einem Ereignisprotokoll festgehalten. So können Sie nicht nur Arbeitsfortschritte Ihrer Kollegen nachvollziehen, sondern erschaffen sich auch eine interne Wissensdatenbank.

Attraktivität als Arbeitgeber steigern

Insbesondere in der aktuellen Situation, haben Unternehmen, die in einem nicht-digitalisierten Arbeitsumfeld arbeiten, im Falle eines Quarantänefalls Schwierigkeiten, dem Mitarbeiter HomeOffice so zu gewährleisten, dass er vollzugänglichen auf alle Dokumente zugreifen kann.

Zudem gehört ein digitaler Arbeitsplatz mittlerweile dazu, um als attraktiver und moderner Arbeitgeber zu gelten. Jobsharing, Teilzeitarbeit und Homeoffice sind längst kein Neuland mehr, lassen sich ohne zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem allerdings nur schwer oder lückenlos realisieren.

In den nächsten Jahren wird dieser Aspekt noch mehr an Bedeutung gewinnen und Unternehmen, die sich nicht auf diese neue Form des Arbeitens einstellen, werden in naher Zukunft von der Konkurrenz abgehängt werden. Dadurch, dass docuvita wie auch die myfactory, webbasierte Systeme sind, können Sie jedem Ihrer Mitarbeiter orts- und geräteunabhängiges Arbeiten garantieren, ohne dass die Qualität darunter leidet. Außerdem können Sie im Falle eines Notfalls selbst im Urlaub schnell per Tablet oder Handy auf ein wichtiges Dokument oder Rechnung zugreifen.

Auf der sicheren Seite

Mit einem Dokumentenmanagementsystem wie docuvita, sind Sie bei der Archivierung von Mails, Rechnungen oder Verträgen immer „up to date“ und rechtskonform. Während Sie sich bei der analogen Verwaltung und Archivierung selbst mit Paragraphen und Datenschutzänderungen um sich schlagen müssen, haben Sie hier ein System, welches Ihnen diese Aufgabe durch automatische Updates abnimmt. So sind Sie als Unternehmer nicht nur auf der sicheren Seite, sondern können sich auch sorglos auf die wichtigen Bereiche Ihres Unternehmens konzentrieren.

Minimale Einarbeitungszeit 

Obwohl docuvita aus vielen Komponenten besteht, die Ihr gesamtes Unternehmen abbilden, ist der Aufbau weder kompliziert, noch muss man ein IT-Spezialist sein, um es fehlerfrei bedienen zu können. Damit jeder Mitarbeiter mit dem System arbeiten kann, benötigt es nur einen minimalen Lernaufwand. Zudem können auch neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen schneller eingearbeitet werden, da Sie die erstellten Workflows, Arbeitsabläufe und Fortschritte einsehen und so besser und schneller nachvollziehen können.

Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihrem Unternehmen effizienteres Arbeiten und Kosten bei der Verwaltung von Dokumenten, Rechnungen und Verträgen einzusparen. Gerne helfen wir Ihnen bei der Digitalisierung und Optimierung von Arbeitsprozessen in Ihrem Unternehmen. Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an support@fisel-solution.de

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