Mitarbeiter durch digitale Onboarding-Prozesse richtig einarbeiten

Im vergangenen Blogbeitrag thematisierten wir bereits, wie Ihnen Klicktipp während des Recruitingvorgangs helfen kann. Heute soll es darum gehen, warum Sie Klicktipp auch im Onboarding nutzen sollten.

Neue Mitarbeiter schnell und vollständig in ein Unternehmen einzuarbeiten, gestaltet sich oft als schwierige und zeitaufwändige Aufgabe. Insbesondere die ersten Tage sind entscheidend für das Engagement und die Zufriedenheit eines neuen Mitarbeiters – besser gesagt: wenn das Onboarding nicht funktioniert, ist ein neuer Mitarbeiter schneller weg als Sie glauben. In Deutschland kündigt aktuell jeder Fünfte innerhalb der ersten zwei Monate in einem neuen Unternehmen. Das kann insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels fatale Folgen für Sie haben und dazu führen, dass Sie Unmengen an Geld und Zeit mit dem Neuausschreiben der Stelle und Vorstellungsgesprächen verschwenden. In unserem letzten Beitrag ging es bereits um die Website Klicktipp, heute erklären wir Ihnen, wie Klicktipp auch beim Onboarding durch eine Kampagne helfen kann.

Der deutsche Mittelstand arbeitet in der Regel immer noch mit veralteten Personalbögen und Tabellen in Excel, um die Mitarbeiterdaten zu verwalten. Diese Lösung ist allerdings nicht nur sehr fehleranfällig, sondern auch äußerst aufwendig. Außerdem müssen zahlreiche Mails versendet werden, bezüglich des Datenschutzes oder wie Anträge gestellt werden müssen. Das kostet einem Unternehmen nicht nur enorm viel Zeit, sondern auch Geld.

Viel besser ist es, sich in Klicktipp, einem E-Mail-Marketing-Tool, eine Kampagne zu erstellen (oder erstellen zu lassen), die jedes Mal greift, wenn ein neuer Mitarbeiter an Bord geholt wird. Diese Variante ist insbesondere für Unternehmen ohne eine eigene Personalabteilung nützlich und kann leicht umgesetzt werden.

Ein gutes Onboarding zeichnet sich größtenteils dadurch aus, dass es gut vorbereitet und organisiert ist. Deshalb können Sie die Kampagne bereits vor dem ersten Arbeitstag starten, damit beim Arbeitsantritt alle notwendigen Voraussetzungen geschaffen sind. In Klicktipp können Sie ein Formular erstellen, welches der Mitarbeiter ausfüllen und wo er auch direkt notwendige Nachweise für Versicherungen oder den Führerschein hochladen kann. Dieses Formular bekommt der neue Kollege bereits vor dem Eintrittsdatum per Mail gesendet und kann es direkt ausfüllen. Sobald das Formular vollständig ausgefüllt wurde, bekommen weitere Mitarbeiter Mails, um weitere Schritte vorzubereiten und der neue Mitarbeiter erhält eine automatische „Willkommen im Team“-Mail.

Unter anderem bekommt der Personaler eine Mail mit dem ausgefüllten Formular und kann so den Arbeitsvertrag ausfüllen. Wenn man hier eine zusätzliche Schnittstelle schafft, werden die angegebenen Daten direkt in den Vertrag eingefügt. Da es in den meisten klein- und mittelständischen Unternehmen eher selten eine eigene Personalabteilung gibt und diese Aufgabe meist die Unternehmensführung übernimmt, ist das ein enormer Vorteil, denn hier können Sie beachtlich an Aufwand sparen.

Anschließend sendet Ihre Kampagne, je nach individuellem Aufbau, die notwendigen Mails und Erinnerungen, an die Mitarbeiter, die den Arbeitsplatz vorbereiten. So bekommt beispielsweise der IT-Experte eine Mail, dass er die Mailadresse und den Laptop einrichten soll oder die externe Fotografin, damit ein Termin vereinbart wird, um von dem neuen Mitarbeiter ein Bild für die Unternehmenswebsite zu machen. Auch die Kollegin, die für das Beschaffen der Arbeitskleidung zuständig ist, bekommt eine Mail, in der auch die richtige Kleider- und Schuhgröße stehen.

Darüber hinaus kann man eine individuelle, digitale Checkliste für den ersten Arbeitstag erstellen, damit alles optimal vorbereitet ist. Das hat einen positiven Effekt auf den neu eingestellten Mitarbeiter, wenn er am ersten Tag sieht, dass das Unternehmen gut organisiert ist und nichts vergessen wurde. Das bietet Ihnen den Vorteil, dass er sich direkt aufgenommen und als wichtigen Teil des Teams fühlt – nachhaltig kommt es zu einer hohen Mitarbeiterbindung. Ein gutes Onboarding sorgt zudem dafür, dass der neue Mitarbeiter schneller produktiv arbeitet und Verantwortung übernehmen kann.

Zusätzlich können Sie in Ihrer Onboarding-Kampagne einen Feedbackbogen integrieren, welcher der neue Mitarbeiter nach einer gewissen Zeit zugeschickt bekommt und ausfüllt. So erhalten Sie Verbesserungsmöglichkeiten und geben ihm das Gefühl ein Teil des Teams zu sein. Je nach Branche oder Struktur Ihres Unternehmens können Sie die Kampagne individuell so gestalten, dass sie optimal greift.

Dadurch, dass die Kampagne bei jedem neuen Mitarbeiter gestartet werden kann, spart sich ein Unternehmen viel Zeit bei der Organisation und verwaltenden Aufgaben. Diese Zeit kann am ersten Arbeitstag in die Mitarbeitereinarbeitung investiert werden, sodass er oder sie schneller voll einsetzbar wird.

Zudem können Fehler vermieden werden, da durch die Vollständigkeit der Einarbeitung jeder Mitarbeiter auf dem gleichen Stand ist.

Offboarding 

So eine Kampagne lässt sich natürlich auch in Bezug auf Fluktuationen oder in den Ruhestand gehenden Mitarbeitern anwenden. Hier können Sie eine Kampagne erstellen, die den Mitarbeiter daran erinnert, seine Accounts zu sperren oder den Geschäftsführer erinnert, ein Geschenk zu besorgen und ein Arbeitszeugnis zu erstellen. Das hat den Vorteil, dass der Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, einen guten letzten Eindruck von seinem Arbeitgeber hat und Ihr Unternehmen positiver bewertet und über sein vergangenes Arbeitsverhältnis spricht. Das hat wiederum einen vorteilhaften Einfluss auf Ihr Image.

Falls Sie Fragen zu Klicktipp haben, schreiben Sie uns doch gerne eine Mail an support@fisel-solution.de.