Warum „Never change a running system“ beim Thema Digitalisierung der falsche Ansatz ist

Insbesondere unter den klein- und mittelständischen Unternehmen ist die Angst vor Digitalisierung und Veränderung groß. Viele Unternehmen sind im Großen und Ganzen zufrieden mit Prozessen und Arbeitsabläufen, auch ohne oder mit veraltetem ERP-System. Ohnehin würde das Einarbeiten der Mitarbeiter in das neue System zu lange dauern, da diese sich erst einmal an das neue, meist komplexe System, gewöhnen müssen. Allerdings sollten gerade „zufriedene“ Unternehmen die Digitalisierung nicht aus den Augen verlieren.

Mit einem Ansatz, ganz nach dem Motto „never change a running system“, werden Sie vermutlich eine kurze Zeit lang auf der sicheren Seite sein, doch schnell wachsen Arbeitsaufwand und Anforderungen an Sie und Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen bleibt schlussendlich auf der Strecke.

Ein ERP-System oder eine Software, seien diese noch so gut, werden irgendwann veralten und Ihnen nicht mehr optimal weiterhelfen. Außerdem ändern sich ständig Regelungen, wie im Datenschutz, die Sie beachten müssen.

Gerade deshalb muss sich auch ein Unternehmen, in dem Software, Arbeitsabläufe und Strukturen scheinbar funktionieren, sich über Veränderungen Gedanken machen. In Zeiten von Digitalisierung und Globalisierung ist es für den Mittelstand besonders wichtig, wettbewerbsfähig zu bleiben. Nur wer technisch auf dem neuesten Stand bleibt und die neuen Möglichkeiten der Digitalisierung nutzt, kann in Zukunft in einer immer schnelllebigen Arbeitswelt überleben.

Durch cloud-basierte CRM- und ERP-Anwendungen können Sie von überall aus auf Ihr Büro zugreifen und bleiben dank Aktualisierungen immer auf dem neuesten rechtlichen Stand.

Worauf Sie achten sollten, wenn Sie Ihr Unternehmen digitalisieren möchten

• Strategie: Machen Sie sich Gedanken, in welche Richtung Sie sich entwickeln möchten und welche Änderungen Sie in Zukunft vornehmen möchten. Einfach irgendwas zu verändern, wird Sie nicht weit bringen und Sie verlieren nur Zeit und Geld. Außerdem sollten Sie neben der Technologie, auch Datenverwaltung und Prozessmanagement berücksichtigen. Denn viele manuell ausgeübte Verwaltungsaufgaben können Sie problemlos automatisieren.   
• Nicht zu stark auf einzelne Funktionen fokussieren: Wenn Sie sich nur auf die Digitalisierung einer bestimmten Funktion oder eines Teilprozesses konzentrieren, verhindern Sie die volle Interration aller Unternehmensbereiche. Der größte Vorteil der Digitalisierung ist, dass Sie all diese Bereiche miteinander vernetzen können und Prozesse so vereinfachen können. Wenn Sie sich jedoch zu sehr auf einen Bereich fokussieren, verhindern Sie dies. Darum ist es wichtig, das ganze Unternehmen und seine Prozesse bei der Planung im Hinterkopf zu behalten.
• Alle miteinbeziehen: Neben dem oben genannten Punkt sollten eben diese Unternehmensbereiche auch alle eine Stimme bei der Planung, Durchführung und Kontrolle haben. Damit Digitalisierung Erfolg hat, sollte jeder Mitarbeiter wissen, wie man das System bedient und welche internen Prozesse es gibt. Nur so kann die Führung das Team am besten delegieren und neue Prozesse umgesetzt werden.

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