Alles Wichtige zur Einführung der XRechnung
Seit dem 27. November 2020 akzeptieren deutsche Bundesbehörden keine Rechnungen in Papierform oder PDF-Format von Lieferanten oder Dienstleistern mehr, sobald der Betrag 1.000 € übersteigt. Stattdessen gilt die XRechnung nun als nationaler Standard in der öffentlichen Verwaltung, um den Prozess der Rechnung zu vereinfachen und zu digitalisieren.
Im Folgenden möchte ich Ihnen erklären, was sie als Lieferant oder Dienstleister von öffentlichen, aber auch privatwirtschaftlichen Auftraggebern beachten sollten und was sich in den nächsten Jahren weiterhin verändern wird.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass eine elektronische und automatische Verarbeitung der Daten möglich wird.
Eine E-Rechnung ist dabei grundsätzlich ein digitaler, strukturierter und maschinenlesbarer XML-Datensatz.
Rechtliche Grundlage hierfür ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, darüber hinaus werden Inhalt und Format des Datensatzes durch die Norm EN16931 europaweit einheitlich festgelegt.
Der elektronische Rechnungsaustausch bietet die Chance unternehmensinterne Abläufe zu vereinfachen und zu verbessern. Gleichzeitig verringert sich der manuelle Aufwand und Medienbrüche können vermieden werden. Eine schnellere Bearbeitung ist auf den Wegfall von Transportwegen zurückzuführen. Aus diesem Grund lohnt es sich auch für andere Unternehmen, über eine Umstellung auf E-Rechnungen nachzudenken.
Was ist eine XRechnung?
Der deutsche Standard zur Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Behörden ist die XRechnung. Diese ist ein XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell und ermöglicht eine bundeseinheitliche Übermittlung von elektronischen Rechnungen. Seit November 2020 ist die Abrechnung als XRechnung mit öffentlichen Arbeitgebern verpflichtend.
Unternehmen, die das betrifft, müssen nun beachten, dass ihre Rechnungen ausschließlich als XRechnung übermittelt werden, da Rechnungen als PDF oder auf Papier nicht mehr akzeptiert und ausgezahlt werden.
Für den Prozess der Rechnungseinreichung hat der Bund zwei unterschiedliche Portale erstellt, die genutzt werden müssen.
Vor der Erstellung der Rechnung sollte überprüft werden, ob die eingesetzte ERP-Software eines Unternehmens den deutschen Standard der E-Rechnung unterstützt. Nur so kann sichergestellt werden, dass die XML-Daten vollständig und korrekt bei der jeweiligen Behörde eingereicht werden. Diese Darstellung der Daten ist allerdings nicht für Menschen lesbar, weshalb vorkommen kann, dass eine zusätzliche leicht lesbare PDF-Version angefordert werden kann. Einige ERP-Anwendungen visualisieren die Daten bereits automatisch, hierzu gehört unter anderem die myfactory.
Als Alternative zu diesem Rechnungsstandard gilt das standardisierte Datenaustauschmodell «ZUGFeRD», welches die grundsätzlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung ebenfalls erfüllt. Wenn Abrechnungen mit diesem Standard erstellt wurden, können diese weiterhin beim Bund über die beiden Plattformen eingereicht werden.
Wer ist nicht von der XRechnung als neuen Standard betroffen?
Wie bereits oben angesprochen sind Aufträge, deren Wert unter 1.000 € liegt, nicht betroffen. Diese können weiterhin in Papierform oder als PDF-Format eingereicht werden.
Außerdem sind der Verteidigungs- und Sicherheitsbereich, wie das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden.
In einzelnen Ländern gelten hier jedoch abweichende Regelungen, weshalb es hier sinnvoll ist, sich bei der zuständigen Behörde zu informieren.
Auch wer in Zukunft mit Behörden im europäischen Ausland abrechnen möchte, muss die jeweiligen Anforderungen und Regelungen des Landes beachten.
Jedoch kann man als ausländischer Auftragspartner davon ausgehen, dass die Behörde bei der Erteilung über die verpflichtende Nutzung der XRechnung informiert.
Die Zukunft der XRechnung in Europa
Das Ziel der öffentlichen Arbeitgeber ist die Einführung eines einheitlichen, digitalen Rechnungsstandards aller EU-Mitgliedsstaaten.
In Zukunft wird die Bearbeitung von Rechnungen effizienter werden, wodurch nicht nur Papier, sondern auch Arbeitskräfte und Kosten eingespart werden können. Dies ist unter anderem auf den Verzicht von langen Transportwegen und die automatisierte Bearbeitung zurückzuführen.
Darüber hinaus wird die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung auch Auswirkungen auf den Standard des gesamten B2B-Business haben. Man kann also davon ausgehen, dass in Zukunft alle Rechnungen elektronisch und nach dem XStandard versendet werden könnten.
Deswegen lohnt es sich für Unternehmen bereits heute ihre bestehenden ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme zu überprüfen und das Programm eventuell durch den Software-Hersteller zu aktualisieren. Hier bieten ERP-Systeme, wie das der myfactory, die ihre Daten in der Cloud speichern, einen großen Vorteil.
Ihr Hersteller ist dazu angehalten, ihre Software auf den neuesten Rechts- und Datenschutzstandard zu bringen, sodass er eine Funktion in ihr bereits vorhandenes System integrieren muss, die elektronische Rechnungen unterstützt.
