Als Kleinunternehmer müssen Sie sich oftmals mehrere, wenn nicht sogar um alle Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens kümmern. Insbesondere administrative Aufgaben im Marketingbereich, wie das Verschicken von Werbemails kann einem Unternehmer im Alltag viel Zeit rauben. In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine Möglichkeit vor, wie Sie diesen Aufwand minimieren können, um wieder mehr Zeit für Ihre Kernkompetenzen zu haben.

Hoher Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben

Wenn Sie einen Newsletter oder eine Rundmail mit personalisierter Anrede an eine große Kundengruppe schicken möchten, ist es ziemlich aufwendig, jede Mailadresse manuell als Adressat einzugeben. So müssen Sie jede Mail noch einmal bearbeiten und einzeln verschicken. Das kann bereits bei 20 personalisierten Anreden zu einem enormen Zeitaufwand werden und Sie sind mindestens 30 Minuten beschäftigt, außerdem verliert man hier schnell den Überblick. Hinzu kommt, dass der deutsche Mittelstand meist ein eher geringes Marketingbudget haben und hier auch Kapazitäten und Kenntnisse fehlen.

Wie Klicktipp Ihnen helfen kann

Mit dem auf Automatisierung und Prozessstandardisierung angelegten E-Mail-Marketing-Tool Klicktipp werden diese typischen Probleme des Mittelstandes vereinfacht. Mithilfe künstlicher Intelligenz unterstützt Klicktipp insbesondere klein- und mittelständische Unternehmen, indem es Ihnen administrative Aufgaben abnimmt. Anstatt jede Anrede noch einmal umzuändern und die Mails einzeln zu verschicken, können Sie hier alle Mailadressen sammeln und die Einstellung so wählen, dass jeder Empfänger anschließend eine persönliche Anrede in der Mail vorfindet – ohne, dass Sie einen zusätzlichen Aufwand haben. Auch ganze Kampagnen können hier schnell und einfach erstellt und überwacht werden.

So können Sie durch automatisierte Prozesse nicht nur Zeit sparen, sondern auch Ihre Kundenzufriedenheit steigern. Zum Beispiel durch automatische Antwortmails, bei einem Supportfall. So geben Sie Ihrem Kunden das Gefühl, dass sein Problem ernst genommen wird, selbst wenn Sie sich erst in ein paar Tagen um die Lösung kümmern können.

Insbesondere Branchen, in denen per Terminvergabe gearbeitet wird, können von einer Schnittstelle zum Terminpilot profitieren. So können Termine online in vorgegebenen Zeitfenstern gebucht werden, sodass Sie sich Zeit mit der telefonischen Terminvergabe sparen. Außerdem können Neukunden online ein Anmeldeformular ausfüllen, damit Sie beim eigentlichen Termin keine wichtige Zeit mit Formalitäten oder bürokratischem Aufwand verschwenden. Durch Vorlagen für Newsletter oder Anmeldeformulare können Sie zudem auch beim Erstellen Zeit sparen. So können Sie einem Neukunden alle notwendigen Mails zukommen lassen, ohne dass Sie diese alle einzeln und manuell verschicken müssen. 

Integrierung in CRM-System

Darüber hinaus können Sie dieses Tool über eine Schnittstelle in Ihren Onlineshop oder CRM-Modul integrieren. Sie können Ihre Kontakte direkt in Klicktipp eingliedern, ohne dass Sie einen zusätzlichen Aufwand haben. So haben Sie alle Daten immer auf einem Blick verfügbar, damit Sie den Überblick über Kontaktdaten oder Termine nicht verlieren.

Fazit

Klicktipp lohnt sich für jedes kleine Unternehmen, egal aus welcher Branche um mit minimalem Aufwand maximale Ergebnisse zu erreichen. Mithilfe dieses benutzerfreundlichen Tools, können Sie beim Versenden von Mails und Newslettern oder bei der Terminvergabe bürokratischen Aufwand sparen, sodass Sie sich ganz auf Ihr Tagesgeschäft, beziehungsweise den Kunden konzentrieren können. Klicktipp ist eine günstige Möglichkeit (Gründer und CEO Mario Wolosz vergleicht den Preis mit dem eines „gehobenen Essens zu zweit“) Digitalisierung für sich zu nutzen, selbst wenn man kein Technikexperte ist. Durch diese Website können Unternehmer Zeit und Aufwand bei administrativen Tätigkeiten sparen, sodass sie wiederum mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben haben. Das wiederum fördert die Kreativität, welche schließlich in höherem Umsatz und Unternehmenswachstum resultiert.  

Testkunden können Ihnen helfen, ehrliche Erfahrungsberichte zu erhalten, um anschließend das bestmögliche Produkt auf den Markt zu bringen. Gleichzeitig haben Sie dazu die ersten Feedbacks, die Sie auf Ihrer Website posten können, um eine Vertrauensbasis mit Neukunden aufzubauen. 

Tipps für eine gute Case Study/Fallstudie

1. Die richtigen Fragen stellen 

Mithilfe einer gut abgestimmten Case Study können Sie zielgerichtet herausfinden, wie Sie Ihr Produkt optimieren können, allerdings müssen Sie dafür dem Testkunden die richtigen Leitfragen zusenden. Nichts ist schlimmer als eine aufwändige Case Study, die am Ende keine weiterbringenden Erkenntnisse trägt, weil sich zuvor nicht genügend Gedanken darüber gemacht wurde, was man überhaupt erreichen will. Die Fragen sollten spezifisch auf Ihr Produkt abgestimmt sein.

2. Teilnehmer 

Zudem sollten Sie sich spätestens hierbei Gedanken um Ihre Zielgruppe machen, denn Teilnehmer Ihrer Case Study sollten ausnahmslos Ihrer ansprechenden Zielgruppe entsprechen. Falls man keine geeigneten Teilnehmer findet, kann man auch einen Aufruf in den Sozialen Medien wie Facebook starten. Alternativ gibt es mittlerweile auch ganze Testkundenagenturen, die sich auf die Vermittlung spezialisiert haben.

3. Kommunikation

Am besten ist es, wenn Ihre Teilnehmer sich untereinander austauschen können, wie zum Beispiel in einer privaten Facebookgruppe. Zudem sollten auch Sie immer erreichbar sein, um für mögliche Fragen zur Verfügung zu stellen. Nur so haben sie am Ende   die bestmöglichen Ergebnisse.

4. Gespräch nach Testzeitraum

Am Ende der Case Study eignet sich ein persönliches Gespräch, das Sie am besten per Videochat führen. Hier ist es wichtig, nicht nur Fragen abzuarbeiten, sondern durch offen gestellte Fragen dem Tester auch Freiraum zu geben, von seinen Erfahrungen und Problemen zu berichten.

Beispiele: Welche greifbaren bzw. messbaren Resultate hast du mit Produkt XYZ erreicht? Was erhoffst du dir von der Weiterentwicklung von Produkt XYZ?

5. Aufzeichnung

Gegebenenfalls können Sie dieses Gespräch, nach Einverständnis auch aufzeichnen und auf Ihrer Website hochladen. Das hat auch den Vorteil für Sie, dass Sie sich das Gespräch noch mehrmals ansehen können, um weitere Verbesserungen festzustellen.

Im vergangenen Blogbeitrag thematisierten wir bereits, wie Ihnen Klicktipp während des Recruitingvorgangs helfen kann. Heute soll es darum gehen, warum Sie Klicktipp auch im Onboarding nutzen sollten.

Neue Mitarbeiter schnell und vollständig in ein Unternehmen einzuarbeiten, gestaltet sich oft als schwierige und zeitaufwändige Aufgabe. Insbesondere die ersten Tage sind entscheidend für das Engagement und die Zufriedenheit eines neuen Mitarbeiters – besser gesagt: wenn das Onboarding nicht funktioniert, ist ein neuer Mitarbeiter schneller weg als Sie glauben. In Deutschland kündigt aktuell jeder Fünfte innerhalb der ersten zwei Monate in einem neuen Unternehmen. Das kann insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels fatale Folgen für Sie haben und dazu führen, dass Sie Unmengen an Geld und Zeit mit dem Neuausschreiben der Stelle und Vorstellungsgesprächen verschwenden. In unserem letzten Beitrag ging es bereits um die Website Klicktipp, heute erklären wir Ihnen, wie Klicktipp auch beim Onboarding durch eine Kampagne helfen kann.

Der deutsche Mittelstand arbeitet in der Regel immer noch mit veralteten Personalbögen und Tabellen in Excel, um die Mitarbeiterdaten zu verwalten. Diese Lösung ist allerdings nicht nur sehr fehleranfällig, sondern auch äußerst aufwendig. Außerdem müssen zahlreiche Mails versendet werden, bezüglich des Datenschutzes oder wie Anträge gestellt werden müssen. Das kostet einem Unternehmen nicht nur enorm viel Zeit, sondern auch Geld.

Viel besser ist es, sich in Klicktipp, einem E-Mail-Marketing-Tool, eine Kampagne zu erstellen (oder erstellen zu lassen), die jedes Mal greift, wenn ein neuer Mitarbeiter an Bord geholt wird. Diese Variante ist insbesondere für Unternehmen ohne eine eigene Personalabteilung nützlich und kann leicht umgesetzt werden.

Ein gutes Onboarding zeichnet sich größtenteils dadurch aus, dass es gut vorbereitet und organisiert ist. Deshalb können Sie die Kampagne bereits vor dem ersten Arbeitstag starten, damit beim Arbeitsantritt alle notwendigen Voraussetzungen geschaffen sind. In Klicktipp können Sie ein Formular erstellen, welches der Mitarbeiter ausfüllen und wo er auch direkt notwendige Nachweise für Versicherungen oder den Führerschein hochladen kann. Dieses Formular bekommt der neue Kollege bereits vor dem Eintrittsdatum per Mail gesendet und kann es direkt ausfüllen. Sobald das Formular vollständig ausgefüllt wurde, bekommen weitere Mitarbeiter Mails, um weitere Schritte vorzubereiten und der neue Mitarbeiter erhält eine automatische „Willkommen im Team“-Mail.

Unter anderem bekommt der Personaler eine Mail mit dem ausgefüllten Formular und kann so den Arbeitsvertrag ausfüllen. Wenn man hier eine zusätzliche Schnittstelle schafft, werden die angegebenen Daten direkt in den Vertrag eingefügt. Da es in den meisten klein- und mittelständischen Unternehmen eher selten eine eigene Personalabteilung gibt und diese Aufgabe meist die Unternehmensführung übernimmt, ist das ein enormer Vorteil, denn hier können Sie beachtlich an Aufwand sparen.

Anschließend sendet Ihre Kampagne, je nach individuellem Aufbau, die notwendigen Mails und Erinnerungen, an die Mitarbeiter, die den Arbeitsplatz vorbereiten. So bekommt beispielsweise der IT-Experte eine Mail, dass er die Mailadresse und den Laptop einrichten soll oder die externe Fotografin, damit ein Termin vereinbart wird, um von dem neuen Mitarbeiter ein Bild für die Unternehmenswebsite zu machen. Auch die Kollegin, die für das Beschaffen der Arbeitskleidung zuständig ist, bekommt eine Mail, in der auch die richtige Kleider- und Schuhgröße stehen.

Darüber hinaus kann man eine individuelle, digitale Checkliste für den ersten Arbeitstag erstellen, damit alles optimal vorbereitet ist. Das hat einen positiven Effekt auf den neu eingestellten Mitarbeiter, wenn er am ersten Tag sieht, dass das Unternehmen gut organisiert ist und nichts vergessen wurde. Das bietet Ihnen den Vorteil, dass er sich direkt aufgenommen und als wichtigen Teil des Teams fühlt – nachhaltig kommt es zu einer hohen Mitarbeiterbindung. Ein gutes Onboarding sorgt zudem dafür, dass der neue Mitarbeiter schneller produktiv arbeitet und Verantwortung übernehmen kann.

Zusätzlich können Sie in Ihrer Onboarding-Kampagne einen Feedbackbogen integrieren, welcher der neue Mitarbeiter nach einer gewissen Zeit zugeschickt bekommt und ausfüllt. So erhalten Sie Verbesserungsmöglichkeiten und geben ihm das Gefühl ein Teil des Teams zu sein. Je nach Branche oder Struktur Ihres Unternehmens können Sie die Kampagne individuell so gestalten, dass sie optimal greift.

Dadurch, dass die Kampagne bei jedem neuen Mitarbeiter gestartet werden kann, spart sich ein Unternehmen viel Zeit bei der Organisation und verwaltenden Aufgaben. Diese Zeit kann am ersten Arbeitstag in die Mitarbeitereinarbeitung investiert werden, sodass er oder sie schneller voll einsetzbar wird.

Zudem können Fehler vermieden werden, da durch die Vollständigkeit der Einarbeitung jeder Mitarbeiter auf dem gleichen Stand ist.

Offboarding 

So eine Kampagne lässt sich natürlich auch in Bezug auf Fluktuationen oder in den Ruhestand gehenden Mitarbeitern anwenden. Hier können Sie eine Kampagne erstellen, die den Mitarbeiter daran erinnert, seine Accounts zu sperren oder den Geschäftsführer erinnert, ein Geschenk zu besorgen und ein Arbeitszeugnis zu erstellen. Das hat den Vorteil, dass der Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, einen guten letzten Eindruck von seinem Arbeitgeber hat und Ihr Unternehmen positiver bewertet und über sein vergangenes Arbeitsverhältnis spricht. Das hat wiederum einen vorteilhaften Einfluss auf Ihr Image.

Falls Sie Fragen zu Klicktipp haben, schreiben Sie uns doch gerne eine Mail an support@fisel-solution.de.

Stellenanzeige erstellen, Bewerbungen sichten, zum Vorstellungsgespräch einladen oder Absagen senden – eine neue Stelle zu besetzen ist zeitaufwendig und behindert Unternehmen im Mittelstand ohne eigene Personalabteilung oftmals im eigentlichen Tagesgeschäft.
Im Schnitt dauert es drei Monate, bis eine Stelle neu besetzt wird. Dabei können viele Aufgaben automatisiert werden. So können Sie bei administrativen Aufgaben Zeit sparen und den gesamten Recruitingprozess schneller abschließen.

Klicktipp kann Ihnen helfen Zeit zu sparen

In Klicktipp, einem E-Mail-Marketing-Tool, das sich besonders für klein- und mittelständische Unternehmen eignet, können Sie sich eine Kampagne erstellen, die Ihnen das Bewerberverfahren erleichtert und gleichzeitig Ihr Arbeitgeberimage steigert.
Ein möglicher Anwendungsfall wäre bei Eingang einer Bewerbung eine automatische Mail (mit personalisierter Anrede) zu versenden, um dem Bewerber mitzuteilen, dass Sie seine Bewerbung erhalten haben. Nach ein bis zwei Wochen bekommt der Bewerber eine Zwischenstandsmeldung seiner Bewerbung. Selbst wenn seine Bewerbung noch nicht gesichtet wurde, vermitteln Sie dem potenziellen neuen Mitarbeiter das Gefühl, dass Sie effizient und organisiert arbeiten und die Bewerbung nicht untergegangen ist. Das hat für Sie zum einen den Vorteil, dass Sie lästige Mails oder Anrufe mit Nachfragen über die Bewerbung umgehen, zum anderen steigern Sie so auch Ihr Arbeitgeberimage.
Wenn Sie einen Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einladen, können Sie in die Mail noch Links mit Informationen und Presseartikeln einbinden. Das führt in der Regel dazu, dass die Bewerber besser vorbereitet sind. Zudem können Sie eine Erinnerungsmail an den Termin für Bewerber und Personaler in die Kampagne einbinden, damit auch von Firmenseite kein Vorstellungsgespräch unvorbereitet oder vergessen wird. All diese Schritte können Sie automatisieren, sodass Sie enorm viel Zeit einsparen. Als Folge haben Sie mehr Zeit für die qualifizierten Bewerbungen und für umsatzsteigernde Aufgaben.

Warum sind die Bewerbererlebnisse für Ihr Image als Arbeitgeber so wichtig?

Bewerber haben im gesamten Prozess unterschiedliche Kontaktpunkte mit Ihrem Unternehmen, wie auf der Karrierewebsite, im Telefoninterview oder beim Vorstellungsgespräch. Diese Kontaktpunkte möglichst positiv zu gestalten ist wichtig, da circa 80 % der Bewerber ihren Freunden und Bekannten von diesen Erlebnissen erzählen. Ziel ist es, den Bewerber zu einem „Fan“ Ihrer Firma zu machen und eine persönliche Beziehung aufzubauen.
Wenn ein Bewerber zum Beispiel wochenlang auf eine Antwort wartet und nicht einmal eine Absage erhält, wird das einen negativen Einfluss auf Ihr Arbeitgeberimage haben. Wenn Sie in Ihrer Kampagne allerdings einbinden, dass jede Bewerbung eine automatische Eingangs- und Zwischenstandsmeldung und durch einen gesetzten Tag eine freundlich formulierte Absage erhält, wird der Bewerber positiver über Ihr Unternehmen berichten und Ihr Image steigert sich. Das wiederum führt dazu, dass sie mehr qualifizierte Bewerbungen bekommen. Insbesondere für junge Bewerber ist das schnelle Bearbeiten und Antworten auf Bewerbungen essenziell, um ein gutes Bild einer Firma zu haben.

Wie plane ich eine Kampagne?

Zuerst ist es wichtig, dass Sie sich vergangene Recruitingprozesse anschauen und analysieren. Anschließend müssen Sie einen Zeitplan erstellen und Aufgaben verteilen. Wenn Sie möchten, können Sie dem jeweiligen zuständigen Mitarbeiter bei Eingang einer Bewerbung eine automatische Erinnerung zukommen lassen.
Sie können die Funktionsfähigkeit Ihrer Kampagne regelmäßig kontrollieren, indem Sie den neu eingestellten Mitarbeiter zu seinen Erfahrungen im Bewerberprozess befragen.

Sie haben Fragen zu Klicktipp? Gerne helfen wir Ihnen weiter support@fisel-solution.de.